Gambar milik SHADES OF GREY
WARNA ABU-ABU, sebuah acara fashion dan perusahaan produksi foto, mempekerjakan asisten kantor paruh waktu untuk ditempatkan di luar kantornya di DUMBO Brooklyn, New York.
Ini adalah posisi paruh waktu pada 3 hari per minggu, dan termasuk tanggung jawab untuk membantu operasi agensi yang sedang berlangsung. Posisi tersebut akan melibatkan kerja langsung dengan, dan pelaporan kepada, pemilik agensi.
Tanggung jawab pekerjaan utama meliputi:
- Mendukung operasi agensi dalam peran administratif
- Mengawasi dan memelihara sistem pengarsipan kantor, baik fisik maupun digital, mengasuransikan paritas fisik / digital
- Mengawasi surat kantor - masuk dan keluar, pencetakan prangko, item FedEx sesuai kebutuhan
- Pimpin proyek agensi internal: memperbarui dan memelihara arsip digital konten agensi, akun media sosial, buletin, situs web
- Antarmuka antara pemilik agensi, penasihat hukum, dan keuangan sesuai kebutuhan
- Mengawasi akun layanan perusahaan reguler, termasuk FedEx, messenger, telepon, internet, dll.
- Pertahankan daftar persediaan kantor dan jumlah persediaan kantor, pesan ulang sesuai kebutuhan
- Bantuan administrasi pribadi kepada pemilik sesuai kebutuhan
Kandidat yang ideal untuk posisi ini akan memiliki:
- Semangat sejati untuk organisasi dan konsistensi — kenikmatan dalam mengembangkan, mematuhi, menegakkan, dan terus meningkatkan operasional standar (dari penamaan file dan protokol pengarsipan, untuk mengembangkan template dengan sistem font yang konsisten untuk label pada folder di kabinet)
- Kemampuan komunikasi bisnis formal yang sangat baik, baik lisan maupun tulisan
- Penilaian dan etika profesional, serta ketajaman dan kebijaksanaan bisnis
- Kemampuan analitik yang kuat dan perhatian obsesif terhadap detail — mampu dengan cepat mengidentifikasi informasi utama, perbedaan, pembaruan, dan perbedaan dalam lingkungan informasi bervolume tinggi
- Kecakapan ekstrem dalam menyaring, mengatur, dan menyajikan informasi secara efektif — termasuk membuat presentasi, agenda, dan spreadsheet yang sama efektifnya dalam mengomunikasikan informasi penting kepada klien, vendor, dan mitra seperti halnya indah
- Mata untuk kejelasan dan desain yang bersih dan sederhana — seseorang yang sangat menyadari tampilan dan nuansa di semua saluran komunikasi
- Kelahiran digital sejati — temukan perbedaan antara PDF 100MB dan 6MB, dan ketahui kapan masing-masing sesuai
- Kemampuan untuk melakukan banyak tugas secara rasional — mempertahankan beberapa inisiatif yang sedang berlangsung secara terorganisir yang dapat dengan cepat dikomunikasikan kepada tim
- Kemampuan untuk memprioritaskan dan mendelegasikan berdasarkan kedekatan — menilai beban kerja saat ini, dan memprioritaskan berdasarkan pada kesadaran kontekstual Anda tentang tenggat waktu klien, tenggat waktu situasional dealbreaker, dan prioritas internal
- Kemampuan untuk terus memperbarui supervisor dan laporan langsung Anda secara proaktif
- Penguasaan penuh Microsoft Word, Microsoft Excel, Apple Keynote, termasuk pemformatan dan fungsionalitas tingkat lanjut
- Penguasaan penuh atas Mac OS dan iOS
- Kemahiran dalam Adobe Creative Suite
- Gelar sarjana dengan pengalaman kerja dan/atau magang yang relevan
Kompensasi sesuai dengan pengalaman.
Minimal tiga referensi profesional diperlukan, dan akan dihubungi.
Silakan kirimkan resume PDF Anda bersama dengan deskripsi singkat tentang minat dan pengalaman Anda yang relevan ke [email protected], garis subjek "Asisten Kantor Paruh Waktu."
Untuk informasi lebih lanjut, silahkan kunjungi www.shadesofgrey.co dan ikuti karya agensi di Instagram di @shadesofgreyco.