Melapor ke: Chief Executive Officer/Presiden
Klasifikasi: Posisi Gaji—Penuh Waktu; Membebaskan
Ringkasan pekerjaan: Posisi tersebut akan memberikan dukungan kepada CEO perusahaan dengan memimpin kegiatan sehari-hari, memelihara kalender, dan mengelola proyek-proyek khusus. Ini adalah kesempatan besar bagi asisten eksekutif berpengalaman dengan inisiatif luar biasa untuk menjadi bagian dari tim yang bergerak cepat. Peran tersebut membutuhkan keterampilan komunikasi yang sempurna dan kemampuan untuk memprioritaskan dan menyelesaikan banyak tugas dengan cara yang terampil dan tepat waktu.
Fungsi Pekerjaan Penting:
• Memulai, mengatur, dan menerapkan sistem dan prosedur untuk mengelola operasi administratif secara efisien
• Mengkoordinasikan kegiatan (rapat, presentasi, dll.) di beberapa tim
• Manajemen kalender, anggaran, mengatur panggilan konferensi dan rapat, menyusun dan mendistribusikan informasi kepada staf perusahaan dan kontak eksternal
• Kelola aspek kantor & ruang pamer termasuk (namun tidak terbatas pada) perdagangan sampel, janji pasar, dan interaksi vendor sesekali
• Menjaga penampilan kantor dan showroom untuk semua pertemuan
• Menjaga laporan dan anggaran mingguan seperti yang diinstruksikan oleh CEO dan mendistribusikannya ke anggota tim yang relevan
• Melakukan tugas administrasi umum termasuk distribusi surat, pengarsipan, menjawab panggilan telepon, memperbarui daftar kontak internal dan mengisi perlengkapan kantor
• Menyusun dan menginterpretasikan data/informasi dari departemen masing-masing
• Menanggapi semua permintaan editorial dan stylist dari tim PR dan Penjualan
• Kelola inventaris dan arsip sampel, dan catat semua pinjaman dengan cermat
• Miliki kalender pemasaran dan kelola publikasi pos dan buletin sosial secara tepat waktu
• Mendukung tim dalam pembuatan konten sosial dan periklanan dan menghasilkan penelitian kreatif dan tata letak seni yang relevan
• Terlibat dengan tim dalam berbagai aktivasi pemasaran seperti, acara dan pemotretan konten, dan memainkan peran organisasi langsung dalam proses pra dan pasca produksi
• Mengawasi toko online dan mengelola pemenuhan e-commerce langsung dan pertanyaan layanan pelanggan
• Menyusun dan mendistribusikan gambar musiman dan aset detail produk ke mitra grosir
• Siapkan materi pasar termasuk linesheet, swatchbook, dan portal pembeli online
• Mendukung tim penjualan dengan penjualan dan pelaporan mingguan
• Menjaga kerahasiaan semua masalah perusahaan, hukum, personalia, dan keuangan, serta menangani materi rahasia untuk CEO dengan tingkat kehati-hatian dan kebijaksanaan tertinggi
• Memberikan dukungan administratif untuk laporan langsung dan tim CEO jika diperlukan
• Berpartisipasi dalam proyek khusus yang ditugaskan
Keterampilan & Kualifikasi:
• Berorientasi pada detail dan sangat terorganisir
• Rasa urgensi yang kuat; keterampilan prioritas & tindak lanjut yang kuat
• Keterampilan manajemen waktu yang sangat baik
• Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik
• Harus memiliki keterampilan interpersonal yang luar biasa
• Harus proaktif dan banyak akal dengan semua tugas
• Pengetahuan yang kuat tentang Excel, Word & PowerPoint adalah suatu keharusan
• Pengetahuan yang kuat tentang Adobe Suite adalah suatu keharusan
• Pengalaman sebagai Asisten Eksekutif dan di industri fashion desainer lebih disukai
Untuk Melamar: Silakan kirim resume Anda ke [email protected], baris subjek Asisten Eksekutif, Koordinator Penjualan & Pemasaran.
marinamoscone.com
@marinamoscone