Judul: Koordinator Kantor & Orang
Laporan Posisi Kepada: Presiden, Manajer Keuangan dan Operasi
Fungsi Dasar: Untuk membantu Presiden dan Manajer Keuangan dan Operasi dalam pemeliharaan kantor
Tugas penting:
- Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon masuk
- Pengaturan dan pembersihan untuk semua pertemuan di ruang konferensi/ruang pamer
- Perbarui daftar media utama dan kontak bisnis di database
- Perbarui dek kapabilitas setiap tiga bulan dan daftar klien sesuai kebutuhan
- Siapkan dokumen untuk bisnis baru, termasuk dek kemampuan dan proposal bisnis
- Mengelola operasional kantor (baik secara langsung maupun virtual), yang mencakup namun tidak terbatas pada: mengatur jadwal petugas kebersihan, memesan perlengkapan kantor, mengelola peralatan kantor (komputer, printer, dll)
- Bertindak sebagai titik kontak untuk kantor dengan manajemen gedung dan pekerjaan penjadwalan bila diperlukan, seperti penggerak, tukang listrik, tukang kunci, dll
- Pesan hadiah dan bunga untuk editor dan klien
- Pertanyaan bisnis langsung yang masuk melalui alamat email umum Krupp Group
- Terima surat kantor, urutkan dan bagikan sesuai dengan itu
- Mengkoordinasikan pengaturan email, telepon, kunci kantor, dan meja untuk karyawan baru
- Pekerjaan masuk langsung dan pertanyaan magang
- Perbarui berbagai dokumen Grup Krupp dan pertahankan organisasi server
- Bekerja dengan tim Krupp untuk memelihara kalender acara Krupp
- Siapkan iPad dan/atau paket perusahaan untuk pertemuan bisnis baru
- Membantu Presiden dengan berbagai tugas sehari-hari, termasuk perjalanan, pelaporan pengeluaran, reservasi, dan tugas pribadi lainnya
- Menangani dan menjadwalkan janji temu untuk kalender Presiden termasuk panggilan konferensi, rapat, jamuan makan, dan acara dengan tim internal dan eksternal
- Bantu Presiden dan tim internal untuk pekan mode, acara klien, pratinjau pers, dan proyek lainnya
- Pesan kopi & makanan untuk Presiden sesuai kebutuhan
- Kirim email harian dengan tautan berita
- Kompilasi, buat, dan kirim buletin perusahaan triwulanan
- Kelola dan kurasi konten untuk Saluran Sosial KG
o Buat konten dan kelola KG Instagram
o Ubah LinkedIn KG - Mengawasi program magang
o Mengembangkan dan melaksanakan strategi dan proses rekrutmen magang dari awal hingga akhir termasuk membuat deskripsi, memposting, mencari pelamar, penjadwalan, wawancara, perpanjangan penawaran, dan orientasi
o Kelola semua komunikasi internal dan koordinasikan kelas, acara/lokakarya masing-masing
o Bertindak sebagai orang yang ditunjuk untuk magang untuk pertanyaan umum serta mengelola hal-hal sensitif termasuk masalah kinerja dan keluhan berdasarkan kebutuhan dan meningkat seperlunya - Bermitra dengan SDM untuk mengembangkan dan mengelola berbagai inisiatif budaya dan keterlibatan untuk membantu menumbuhkan lingkungan kerja yang positif dan produktif
- Mengkoordinasikan kegiatan terkait tim seperti membangun tim, tamasya tim, inisiatif sukarela, ulang tahun, dan pesta liburan
Kualifikasi
- Minat yang tulus dalam mode dan hubungan masyarakat
- Keterampilan komunikasi dan menulis yang luar biasa lebih disukai
- Berpengalaman dalam aplikasi perangkat lunak berikut: Word, Excel, Powerpoint, dan Outlook
- Kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat, memprioritaskan, dan mengerjakan banyak proyek dalam kerangka waktu yang padat
- Terorganisir dan mampu bekerja dengan arahan minimal dan tingkat kebijaksanaan yang tinggi
- Pengalaman media sosial dan Adobe suite lebih disukai
Untuk Mendaftar: Email resume dan surat lamaran Anda dalam PDF ke [email protected], garis subjek Koordinator Kantor & Orang.