Izvještava: Glavni izvršni direktor/predsjednik
Klasifikacija: Pozicija plaće—puno radno vrijeme; Izuzeti
Sažetak posla: Pozicija će pružati podršku izvršnom direktoru tvrtke vođenjem svakodnevnih aktivnosti, održavanjem kalendara i upravljanjem posebnim projektima. Ovo je sjajna prilika za iskusnog izvršnog asistenta s izvrsnom inicijativom da bude dio brzog tima. Uloga zahtijeva besprijekorne komunikacijske vještine i sposobnost određivanja prioriteta i izvršavanja više zadataka na vješt i pravovremen način.
Osnovne funkcije posla:
• Pokrenuti, organizirati i implementirati sustave i procedure za učinkovito upravljanje administrativnim poslovima
• Koordinirati aktivnosti (sastanci, prezentacije itd.) u više timova
• Upravljanje kalendarom, proračuni, organiziranje konferencijskih poziva i sastanaka, prikupljanje i distribucija informacija osoblju tvrtke i vanjskim kontaktima
• Upravljanje aspektima ureda i izložbenog prostora uključujući (ali ne ograničavajući se na) prodaju uzoraka, sastanke na tržištu i povremenu interakciju s dobavljačima
• Održavajte izgled ureda i izložbenog prostora za sve sastanke
• Održavajte tjedna izvješća i proračune prema uputama glavnog izvršnog direktora i distribuirajte ih relevantnim članovima tima
• Obavlja opće administrativne dužnosti uključujući distribuciju pošte, arhiviranje, odgovaranje na telefonske pozive, ažuriranje internih popisa kontakata i dopunu uredskog materijala
• Sakupiti i interpretirati podatke/informacije iz odgovarajućih odjela
• Odgovarati na sve zahtjeve urednika i stilista PR i prodajnih timova
• Upravljajte inventarom uzoraka i arhivom te pažljivo bilježite sve posudbe
• Posjedujte marketinški kalendar i upravljajte pravodobnim objavljivanjem društvenih objava i biltena
• Podržite tim u stvaranju društvenog i reklamnog sadržaja i izradite relevantna kreativna istraživanja i umjetničke izglede
• Uključite se s timom u razne marketinške aktivacije kao što su događaji i snimanja sadržaja te igrajte organizacijsku praktičnu ulogu u procesima prije i postprodukcije
• Nadzirite internetsku trgovinu i upravljajte izravnim ispunjenjem e-trgovine i upitima o korisničkoj službi
• Spajajte i distribuirajte sezonsku sliku i pojedinosti o proizvodima veleprodajnim partnerima
• Pripremite tržišne materijale uključujući tablice, knjige uzoraka i online portal za kupce
• Podržite prodajni tim tjednom prodajom i izvješćivanjem
• Održavajte povjerljivost svih korporativnih, pravnih, kadrovskih i financijskih pitanja i postupajte s povjerljivim materijalima za glavnog izvršnog direktora s najvećom pažnjom i diskrecijom
• Osigurati administrativnu podršku za izravne izvještaje i tim glavnog izvršnog direktora prema potrebi
• Sudjelovanje u posebnim projektima prema zadatku
Vještine i kvalifikacije:
• Orijentiran na detalje i visoko organiziran
• Snažan osjećaj hitnosti; snažno određivanje prioriteta i vještine praćenja
• Izvrsne vještine upravljanja vremenom
• Izvrsne usmene i pisane komunikacijske vještine
• Mora posjedovati iznimne međuljudske vještine
• Mora biti proaktivan i snalažljiv u svim zadacima
• Obavezno je dobro poznavanje programa Excel, Word i PowerPoint
• Neophodno je dobro poznavanje Adobe Suitea
• Iskustvo kao Executive Assistant iu dizajnerskoj modnoj industriji je poželjno
Za prijavu: Pošaljite svoj životopis na [email protected], naslov Izvršni pomoćnik, koordinator prodaje i marketinga.
marinamoscone.com
@marinamoscone