Izvještava: Glavni izvršni direktor/predsjednik
Klasifikacija: Plaća pozicija—puno radno vrijeme; Oslobođen
Sažetak posla: Položaj će pružiti podršku izvršnom direktoru tvrtke vođenjem svakodnevnih aktivnosti, održavanjem kalendara i upravljanjem posebnim projektima. Ovo je izvrsna prilika za iskusnog izvršnog pomoćnika s izvrsnom inicijativom da bude dio tima koji se brzo razvija. Uloga zahtijeva besprijekorne komunikacijske vještine i sposobnost određivanja prioriteta i dovršavanja više zadataka na vješt i pravodoban način.
Osnovne funkcije posla:
• Pokrenuti, organizirati i implementirati sustave i postupke za učinkovito upravljanje administrativnim operacijama
• Koordinirajte aktivnosti (sastanci, prezentacije, itd.) u više timova
• Upravljanje kalendarom, proračuni, dogovaranje konferencijskih poziva i sastanaka, prikupljanje i distribucija informacija osoblju tvrtke i vanjskim kontaktima
• Upravljanje aspektima ureda i izložbenog prostora uključujući (ali ne ograničavajući se na) promet uzoraka, sastanke na tržištu i povremenu interakciju s dobavljačima
• Održavajte izgled ureda i izložbenog prostora za sve sastanke
• Održavati tjedne izvještaje i proračune prema uputama glavnog izvršnog direktora i distribuirati relevantnim članovima tima
• Obavljati opće administrativne dužnosti uključujući distribuciju pošte, arhiviranje, odgovaranje na telefonske pozive, ažuriranje internih popisa kontakata i nadopunjavanje uredskog materijala
• Sastaviti i interpretirati podatke/informacije iz odgovarajućih odjela
• Odgovorite na sve uredničke i stilističke zahtjeve PR i prodajnih timova
• Upravljajte uzorkom inventara i arhivom, te pažljivo bilježite sve posudbe
• Posjedujte marketinški kalendar i upravljajte pravovremenim objavljivanjem društvenih postova i biltena
• Podržite tim u stvaranju društvenog i reklamnog sadržaja i izradite relevantna kreativna istraživanja i umjetničke izglede
• Sudjelujte s timom u raznim marketinškim aktivacijama kao što su događaji i snimanja sadržaja te igrajte praktičnu ulogu u organizaciji u pred- i postprodukcijskim procesima
• Nadgledajte internetsku trgovinu i upravljajte izravnim ispunjavanjem e-trgovine i upitima za korisničku službu
• Usporedite i distribuirajte sezonske slike i podatke o proizvodu veleprodajnim partnerima
• Pripremite tržišne materijale uključujući tablice, knjige uzoraka i online portal za kupce
• Podrška prodajnom timu tjednom prodajom i izvješćivanjem
• Održavati povjerljivost svih korporativnih, pravnih, kadrovskih i financijskih pitanja i postupati s povjerljivim materijalima za izvršnog direktora s najvećim stupnjem pažnje i diskrecije
• Osigurati administrativnu podršku za izravna izvješća i tim glavnog izvršnog direktora prema potrebi
• Sudjelovati u posebnim projektima prema zadatku
Vještine i kvalifikacije:
• Orijentiran na detalje i visoko organiziran
• Jak osjećaj hitnosti; jake vještine određivanja prioriteta i praćenja
• Izvrsne vještine upravljanja vremenom
• Izvrsne usmene i pismene komunikacijske vještine
• Mora posjedovati iznimne međuljudske vještine
• Mora biti proaktivan i snalažljiv u svim zadacima
• Potrebno je dobro poznavanje Excela, Worda i PowerPointa
• Potrebno je dobro poznavanje programa Adobe Suite
• Poželjno je iskustvo kao izvršni asistent i u dizajnerskoj modnoj industriji
Za prijavu: Molimo pošaljite svoj životopis na [email protected], predmet Izvršni asistent, koordinator prodaje i marketinga.
marinamoscone.com
@marinamoscone