NAZIV POZICIJE: Front of House / VIP Relations Assistant
odjel: Odnosi s javnošću
Non-Exempt; Puno vrijeme
Bollare komunikacije traži visoko organiziranu i orijentiranu osobu za stalno radno mjesto ispred kuće u našem uredu u New Yorku. Ova će uloga također uključivati pomoć VIP odjelu u raznim administrativnim dužnostima. Bollare se ponosi radom s nekim od najuzbudljivijih i najinovativnijih moda u industriji, beauty i lifestyle brendova te pristupamo predstavljanju našeg uredskog prostora na ovom istom povišenom način.
BITNE FUNKCIJE
FOH
- Pregledajte sve dolazne telefonske pozive, usmjeravanje/primanje poruka prema potrebi
- Poslužite kao prva točka dodira svim gostima Bollarea, prikladno pozdravite i usmjerite ih
- Upravljajte svim dolaznim i odlaznim paketima
- Organizirajte i održavajte sve uredske konferencijske sobe i zajedničke prostore, i prije i nakon sastanaka i događanja
- Koordinirajte s direktorima istočne obale i NYC timom o uredskim potrebama, uključujući narudžbe za opskrbu, zahtjeve za održavanje, rezervacije događaja i konferencijske sobe
- Pomozite direktorima istočne obale u knjigovodstvu i svakodnevnim zadacima
- Koordinacija s timom NYC-a kako bi se osiguralo da je izložbeni prostor organiziran i pravilno opremljen za sastanke
- Organizirajte i održavajte sve zajedničke prostore ureda – osiguravajući da su svi prostori uredni, da su pošta/poručeni artikli/pakeri pravodobno dostavljeni vlasniku
VIP
- Vlasništvo i održavanje uzorka inventara za klijente, uključuje dokumentaciju o primljenom, izdanom i vraćenom proizvodu
- Pomozite u zahtjevima za uzorke, povlačenju stilista i VIP porukama, identificirajući proizvod koji bi bio učinkovit. Pratite povijest kako se predmeti šalju/primaju raznim stilistima i slavnim osobama, uključujući pravovremeni povrat (ako su posuđeni)
- Pomozite u održavanju točnog kalendara ključnih događaja u industriji za VIP prilike i lansiranja klijenata
- Održavajte i organizirajte robu na odgovarajućim skladišnim mjestima kako biste osigurali visok standard integriteta i prezentacije proizvoda.
- Doprinositi izvještavanju klijenata na kontinuiranoj osnovi
Bollare cijeni profesionalnost svojih zaposlenika. Sljedeći atributi i ponašanja identificirani su kao primjeri onoga što se očekuje od zaposlenika:
- Pokažite pozitivno poštovanje prema drugima u pisanoj, verbalnoj i neverbalnoj komunikaciji
- Učinkovito radite s kolegama prakticirajući točnost, zajedničko rješavanje problema i otvorenu i iskrenu komunikaciju
- Ponašajte se s integritetom, pristojnošću i odgovornošću čak i suočeni sa stresom ili zahtjevnim uvjetima na radnom mjestu
- Održavati stručnost prema potrebi i odobreno sastankom s drugima u području odgovornosti, čitanjem materijala u vezi s poslom i unaprijed odobrenom obukom
- Odjenite se prikladno za radno mjesto s čestim interakcijama s klijentima
- Zadovoljite standarde povjerljivosti i sigurnosti. Održavajte radne prostore čistim i urednim
KVALIFIKACIJE
OBAVEZNO: srednja škola i ekvivalent visokog obrazovanja ili jedna ili više godina pripravnika za odnose s javnošću iskustvo, čija kombinacija iskustva i obuke pokazuje znanje u specijaliziranim područjima za obavljanje dužnosti iznad. Sposobnost samostalnog rada kako bi se ispoštovali rokovi, demonstrirane organizacijske vještine s pozornošću na detalje i precizno izvođenje rada.
PREPOZORNO: diploma suradnika. Višejezične mogućnosti.
FIZIČKI ZAHTJEVI
Minimalni fizički napor. Tijekom obavljanja dužnosti na ovom radnom mjestu, zaposlenik je često dužan sjediti, komunicirati, doći do predmeta i manipulirati njima. Položaj zahtijeva mobilnost. Dužnosti uključuju premještanje materijala do 10 funti na redovnoj osnovi i do 25 funti povremeno. Ručna spretnost i koordinacija potrebni su u više od 70% radnog vremena pri rukovanju opremom poput računalne tipkovnice, miša, kalkulatora i sličnih strojeva.
RADNI UVJETI
Uobičajeni uredski uvjeti rada. Razina buke u radnom okruženju tipična je za većinu uredskih okruženja. Povremeni rani jutarnji i večernji sati potrebni su kako bi se omogućilo sudjelovanje u produženom radnom vremenu ili za podršku vanjskim događajima.
NADZORNA ODGOVORNOST
Nijedan
PRIMLJEN NADZOR
Radi pod izravnim nadzorom direktora istočne obale.
Gornji opis pokriva najznačajnije obavljane dužnosti, ali ne uključuje druge povezane povremene poslove.
Za prijavu: Molimo pošaljite svoj životopis na [email protected], predmet FOH / pomoćnik za VIP odnose.