Zaklada za mirise je industrijska organizacija posvećena služenju tvrtkama članicama kao resurs za stručnost u industriji, inovacije i obrazovanje. Strastveno posvećen povećanju svijesti i uvažavanja mirisa u svim njegovim oblicima. Tražimo koordinatora koji će se pridružiti našem uigranom timu.
Ključne odgovornosti:
Ured
- Odgovarajte na telefone i usmjeravajte pozive
- Održavanje zaliha uredskog materijala utvrđivanjem razina zaliha; predviđanje potrebnih zaliha; davanje narudžbi za zalihe i provjera primitka zaliha
- Osigurati rad uredske opreme i otkloniti kvarove; zvati na popravke
- Pomozite u ažuriranju i održavanju web stranica i društvenih medija
- Obrađujte upite kupaca
- Istraživanje i provjeravanje činjenica o vijestima o članstvu i industriji
- Upravljajte predsjednikovim kalendarom planiranjem i zakazivanjem sastanaka, konferencija, konferencijskih poziva i putovanja (prema potrebi)
- Pratite primitke i upravljajte troškovima Zaklade s Knjigovođom
- Transkribirajte, formatirajte, unesite, uredite, dohvatite, kopirajte i prenesite tekst, podatke i grafiku
- Održavajte sustave arhiviranja
Događaji
Planiranje i proizvodnja događaja
- Agresivno prikupljajte informacije o svakom projektu kako biste postigli kvalitetnu produkciju događaja
- Provedite istraživanje, posjetite web mjesto i pronađite resurse koji će pomoći osoblju u donošenju odluka o mogućnostima događaja
- Pomozite u upravljanju proizvodnjom na licu mjesta i po potrebi očistite događaje
- Pripremite oznake s imenima, materijale, bilježnice, pakete, poklon vrećice, popise za registraciju, kartice za sjedenje itd.
- Zatvorite sve događaje prema potrebi
Administracija događaja:
- Pomozite u pripremi proračuna i dostavljajte periodična izvješća o napretku direktorima osoblja za svaki projekt događaja
- Pratite financije događaja uključujući zahtjeve za provjeru, fakturiranje i izvještavanje
- Koordinirajte sastanke i posjete kako biste vidjeli naš prostor i zakazivanje događaja u kalendaru
- Pripremite i izmijenite ugovore o događajima prema zahtjevu
- Izradite i upravljajte registracijskim procesima i primicima
- Surađujte s članovima tima u robnoj marki, logistici i drugim detaljima
- Složite popis pozvanih i pratite odgovore
- Prijavljivanje pozdravlja i usmjerava goste na licu mjesta
Kvalifikacije:
- Izvrsne komunikacijske vještine, uključujući pisanje, vještinu čitanja i govor
- Sposobnost upravljanja različitim projektima i radnim zadacima od različitog osoblja
- Izvrsne međuljudske vještine osobno i telefonski, uz visoku profesionalnost
- Sposobnost ostvarivanja projekata uz malo nadzora
- Fantastična etika korisničke službe i velika očekivanja od kvalitete
- Poželjna prvostupnička diploma; značajno radno iskustvo može zamijeniti diplomu
- Najmanje 1 godina iskustva u administrativnom upravljanju uredom
- Najmanje 1 godina iskustva u koordinaciji posebnih događaja
- Poznavanje iMac -a, iPad -a i iPhone -a koristeći najnovije verzije programa Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access i spajanje pošte; e -pošte i pretraživanja weba
Primjeniti: Pošaljite životopis i propratno pismo na [email protected]
Rok: U petak, 20. studenog 2015