यहाँ पर फैशन, हमें हर हफ्ते ढेर सारे अनचाहे ईमेल मिलते हैं -- स्टोरी पिच से लेकर. तक इंटर्नशिप आवेदन -- और उनमें से कई बस हैं... महान नहीं। (माफ़ करना! यह कठिन प्रेम समय है।)
विशेष रूप से वर्ष के इस समय के आसपास, हमारे उद्योग मित्र एक अच्छे कवर लेटर के महत्व पर चर्चा करना पसंद करते हैं, और हमने सोचा कि शायद यह आप लोगों की मदद करने का समय है। हमने अलग-अलग क्षेत्रों में तीन लोगों से संपर्क किया -- चार्ल्स मैनिंग, शैली संपादक कॉस्मोपॉलिटनकॉम; अलीज़ा लिचटो, डोना करन इंटरनेशनल के लिए वैश्विक संचार के वरिष्ठ उपाध्यक्ष और आगामी पुस्तक के लेखक, अपना निशान छोड़ो; तथा नैनेट लेपोर, फ़ैशन डिज़ाइनर -- यह जानने के लिए कि उन्हें आपके ईमेल खोलने में क्या लगता है.
उन्होंने हमें दिया कुछ बहुत बढ़िया टिप्स और ट्रिक्स, लेकिन निष्पक्ष चेतावनी -- यह आसान नहीं होगा। "यह बहुत काम है, लेकिन तथ्य यह है कि, यदि आप उस काम को सामने के छोर पर नहीं रख सकते हैं जब आप उस नौकरी की तलाश में हैं और पहले पहुंचना, आपको बाद में एक कठिन समय होगा जब आप वास्तव में नौकरी पा लेंगे और काम करना शुरू कर देंगे," मैनिंग कहते हैं। तथास्तु!
इसलिए "भेजें" को हिट करने से पहले, इन्हें पहले पढ़ें - इसे अपनी कवर लेटर चेक लिस्ट के रूप में सोचें।
1. जानिए आप किसे लिख रहे हैं।
सभी के नंबर एक पालतू शिखर ने मतदान किया: "यह किससे संबंधित हो सकता है।" इसे अपनी शब्दावली से हटा दें तुरंत.
आप जिस कंपनी के लिए आवेदन कर रहे हैं, उसके बारे में आपको जानकारी होनी चाहिए और प्रत्येक ईमेल को उस विशिष्ट स्थान के अनुरूप बनाना चाहिए। "मुझे पसंद है अगर उन्होंने कंपनी पर थोड़ा शोध किया है और वे कुछ जानते हैं, या वे कहते हैं कि वे कंपनी की प्रशंसा करते हैं और वे यहां काम करना पसंद करेंगे," लेपोर कहते हैं। "ऐसा लगता है कि यह थोड़ा अधिक व्यक्तिगत है और जो व्यक्ति आवेदन कर रहा है उसका वास्तविक संबंध है और उसमें नौकरी के लिए अधिक जुनून होगा।"
आपके द्वारा ईमेल किए जाने वाले प्रत्येक विशिष्ट व्यक्ति के आधिकारिक कर्तव्यों को भी जानें। विशिष्ट परियोजनाओं का उल्लेख करने में सक्षम होने के नाते जो व्यक्ति ने किया है, बाहर खड़े होने का एक शानदार तरीका है। यह उन कंपनियों को ईमेल करते समय विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जिनकी कई शाखाएँ हैं। "मुझे लोगों से ब्लाइंड ईमेल प्राप्त हुए हैं जो मुझे बता रहे हैं कि वे कितना काम करना चाहते हैं कॉस्मोपॉलिटन पत्रिका, "मैनिंग कहते हैं। "यह हमेशा मेरे लिए एक लाल झंडा है क्योंकि इसका मतलब है कि वे पूरी तरह से ध्यान नहीं दे रहे हैं। आपने संगठन ठीक किया, लेकिन मैं ऑनलाइन काम करता हूं, और आपको प्रिंट करना चाहिए।"
और कभी नहीं, कभी, किसी भी परिस्थिति में, समूह ईमेल भेजें। (आप वैसे भी ऐसा क्यों करेंगे?!) "मैं गुप्त रूप से हमेशा सभी का जवाब देना चाहता हूं और कहता हूं, 'अरे, हम बहुत चिंतित नहीं हैं और पी.एस. हम सभी वास्तव में एक साथ काम नहीं करते हैं," लिच चुटकुले।
2. एक सम्मोहक विषय पंक्ति क्राफ्ट करें।
सब्जेक्ट लाइन के साथ खेलना आपके ईमेल को इनबॉक्स में उछालने का एक शानदार तरीका है। "क्या मैं बीस्पोक ईमेल का सिक्का कर सकता हूं?" लिच कहते हैं। "इसे दर्जी, बेबी।"
इसका मतलब है कि कोई "पिच" या "इंटर्नशिप" विषय पंक्ति नहीं है - लेकिन इसका मतलब ऑल-कैप्स भी नहीं है! आप जिस स्थान पर आवेदन कर रहे हैं, उस व्यक्ति के बारे में सोचें जिसे आप ईमेल कर रहे हैं, और आप ईमेल से क्या प्राप्त करने की उम्मीद कर रहे हैं और उन तत्वों का उपयोग करके आपके द्वारा भेजे जा रहे प्रत्येक ईमेल के लिए एक अलग विषय पंक्ति बनाएं।
और अगर और कुछ नहीं, तो ब्रेक के लिए जाओ। "मुझे एक बार एक ईमेल मिला, विषय पंक्ति कुछ इस तरह थी, 'मेरे पास आपके लिए एकदम सही इंटर्न है,' और मैं मदद नहीं कर सकता, लेकिन उस पर क्लिक कर सकता हूं," मैनिंग कहते हैं। "मुझे वास्तव में उस समय एक इंटर्न के साथ समस्या हो रही थी, और मैं एक तरह से उत्साहित हो गया।" (निष्पक्ष चेतावनी: यह तरीका कुछ लोगों के लिए बहुत ही भद्दा हो सकता है, यही वजह है कि आप उस व्यक्ति के बारे में जानना चाहते हैं जो आप हैं ईमेल करना।)
3. लंबाई कम रखें- रास्ता नीचे।
हर कोई - और मेरा मतलब है सब लोग -- इससे सहमत: आपको मिला एक अनुच्छेद. "मैं शायद ही कभी कुछ भी पढ़ने जा रहा हूं जो बहुत लंबा है, खासकर अगर यह किसी ऐसे व्यक्ति से है जिसे मैं नहीं जानता," मैनिंग बताते हैं। "यह कुछ ऐसा महसूस करने वाला है जिससे मैं तुरंत निपट सकता हूं।"
इसका मतलब है कि आप अपने स्पेस का सावधानी से इस्तेमाल करें। अपने रेज़्यूमे में पाई जा सकने वाली जानकारी को दोहराने से बचें -- इसके लिए यही है! "उस कवर लेटर की हर पंक्ति के होने का एक कारण होना चाहिए। लंबाई के बारे में, अपने आप से पूछें, 'क्या आप इसे पढ़ना चाहेंगे?,'" लिच कहते हैं। "लोगों के पास लगभग पांच सेकंड का ध्यान अवधि है। आप इसके लिए अपनी ट्विटर टाइमलाइन को दोष दे सकते हैं।"
इसके अलावा, संलग्न कवर पत्र को छोड़ दें; वैसे भी कोई पढ़ने वाला नहीं है। अपने परिचय ईमेल को अपने कवर लेटर के रूप में उपयोग करें (और सिर्फ एक पैराग्राफ को दोहराने के लिए, कृपया)।
4. सोशल मीडिया को ओपनिंग एक्ट के रूप में सोचें।
हां, ट्विटर और इंस्टाग्राम जैसे प्लेटफॉर्म पर बातचीत कर रहे हैं संबंध स्थापित करने के लिए उपयोगी, लेकिन नौकरी मांगने के लिए कभी भी अपने 140 वर्णों का उपयोग न करें। "सोशल मीडिया का सबसे अच्छा क्षुधावर्धक के रूप में उपयोग किया जाता है, न कि प्रवेश के रूप में," लिच कहते हैं। "वास्तव में, औपचारिक रूप से पहुंचने से बहुत पहले उस नियमित सामाजिक संबंध को बनाना अद्भुत काम करता है।"
"यदि उस व्यक्ति के साथ संबंध बनाना संभव है, यदि आप उस पर बहुत अधिक दबाव डाले बिना उस रिश्ते को चला सकते हैं, तो कौन जानता है कि क्या हो सकता है," मैनिंग सहमत हैं। गेंद को लुढ़कने के लिए ट्वीट्स को पसंद करने या उनका जवाब देने से शुरुआत करें; मैनिंग बताते हैं कि जब लोग ट्वीट या इंस्टाग्राम करते हैं तो आप अपने फोन पर अलर्ट सेट कर सकते हैं ताकि आप इसे वास्तविक समय में कर सकें, अगर आप अतिरिक्त उत्सुक हैं।
लिंक्डइन पर होना आपकी बैकअप योजना है, न कि आपके संपर्क का पहला तरीका। लेपोर कहते हैं, "मुझे लगता है कि यह एक बढ़िया आउटलेट है - इसने कर्मचारियों की खोजों को सुनिश्चित करने के तरीके को बदल दिया है।" "वहाँ बहुत से लोगों को भर्ती किया जा रहा है और [लिंक्डइन पर] संदर्भित किया जा रहा है।"
5. थोड़ा व्यक्तित्व दिखाना ठीक है।
आप बाहर खड़े होना चाहते हैं, इसलिए अधिक अनौपचारिक स्वर लेना ठीक है। अपने हिस्से के लिए, मैनिंग का कहना है कि वह किसी ऐसे व्यक्ति के साथ काम करना चाहता है जो उसे मुस्कुराए। और डिजाइन अनुभव प्राप्त करने वाले पत्र में अपना व्यक्तित्व दिखाना टिपिंग प्वाइंट हो सकता है।
"जिस तरह से कोई पृष्ठ पर कुछ व्यवस्थित करता है, आप बल्ले से सीधे बता सकते हैं कि क्या उनके पास डिजाइन और रचनात्मकता के लिए एक आंख है," लेपोर कहते हैं। "मेरा मतलब यह नहीं है कि मुझे पूरे कवर लेटर पर रेखाचित्र चाहिए, मैं एक अच्छी व्यवस्था देखना चाहता हूँ -- I टाइपफेस के एक अच्छे चयन की तरह जो ऐसा महसूस करता है कि उसके पास इसके बारे में कुछ अनोखा है, बिना खत्म हुए ऊपर।"
सावधान, हालांकि - बहुत अधिक व्यक्तिगत होने में भी संकोच न करें। "क्या आपने कभी किसी को यह कहते सुना है, 'हम उसका साक्षात्कार नहीं करने जा रहे हैं, वह बहुत ही पेशेवर था?'" लिच्ट पोज़ देता है।
पर्याप्त कथन।
6. एक प्रूफरीडर प्राप्त करें।
"मैं कवर अक्षरों में गलत वर्तनी वाले शब्दों को बर्दाश्त नहीं कर सकता, और आप इसे बहुत कुछ देखते हैं," लेपोर कहते हैं। "अगर उन्होंने अपने कवर लेटर में शब्दों की गलत वर्तनी की तो मैं किसी को लाने के बारे में सोच भी नहीं सकता।" यह है विशेष रूप से महत्वपूर्ण यदि आप एक लेखन कार्य की तलाश में हैं।
किसी के द्वारा आपके ईमेल को ज़ोर से पढ़कर सुनाना भी यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि स्वर सही है। मैनिंग बताते हैं, "यह आश्चर्यजनक है कि किसी और द्वारा आपके स्वयं के लिखित शब्दों को ज़ोर से पढ़ना वास्तव में आपको फिर से सोचने पर मजबूर कर सकता है।" "क्योंकि आपके सिर में आप पहले से ही ताल और स्वर सेट कर चुके हैं और आप जानते हैं कि विराम कहाँ हैं, जहाँ कोई और आपके ईमेल को अंधा पढ़ेगा और उस पर पूरी तरह से अलग नज़र रखेगा।"
7. समय ही सब कुछ है।
मैनिंग कहते हैं, "जब आपका किसी व्यक्ति के साथ कोई संबंध नहीं होता है, तो इसमें से अधिकांश समय के बारे में होता है," जो कहते हैं कि सुबह सबसे पहले उनके इनबॉक्स में चीजों को नोटिस करने की सबसे अधिक संभावना है। अपने ईमेल को सुबह-सुबह भेजने के लिए शेड्यूल करें या उन्हें सुबह 8 बजे से पहले मैन्युअल रूप से भेजें।
8. निम्नलिखित।
सबसे पहले, उस शब्द से पूरी तरह बचने की कोशिश करें। "यह थोड़ा अजीब लगता है, थोड़ा निष्क्रिय-आक्रामक जब लोग उस वाक्यांश का उपयोग करते हैं, 'फॉलो अप,'" मैनिंग बताते हैं। "मुझे लगता है कि यह संभावित रूप से ईमेल को फिर से भेजने से भी बदतर है।"
इसके बजाय, अलग-अलग विषय पंक्तियों के साथ खेलने की कोशिश करें या दिन के किसी अलग समय पर ईमेल भेजने का प्रयास करें, और (कृपया!) ध्यान दें कि आपने नीचे ईमेल किया है। दृढ़ता एक अच्छी बात हो सकती है; लेपोर का कहना है कि अथक परिश्रम से उन्हें अपनी पसंदीदा नौकरियों में से एक मिला। "एक नौकरी चाहने के लिए उत्साह दिखाने के बारे में कुछ है जो संभावित नियोक्ता को ओवरबोर्ड किए बिना प्रभावित कर सकता है," वह बताती हैं। "आप चाहते हैं कि उन्हें पता चले कि आप कितना ध्यान रखते हैं।"
और के रूप में कैसे आप अनुवर्ती कार्रवाई करते हैं, हर कोई फिर से सहमत होता है: "केवल ईमेल," लिच जोर देकर कहते हैं। "मैंने ही कहा था? कोई फोन नहीं, कोई टेक्स्ट नहीं, कोई ट्वीट नहीं, कोई धूम्रपान संकेत नहीं। ईमेल। भेजने के एक सप्ताह बाद। यदि आप उसके बाद क्रिकेट सुनते हैं, तो आगे बढ़ें।"