Titre: Service à la clientèle/Assistante administrative
Rapports à: Vice-président des ventes
But du travail: Soutenir l'équipe nord-américaine, à travers la saisie des commandes, la maintenance et le soutien logistique d'expédition.
Principales responsabilités:
· Assurer la liaison avec la côte ouestAgent:
* Répondre et gérer les préoccupations concernant les commandes, les journaux de maintenance des commandes quotidiennes, les problèmes informatiques (ventes électroniques et poignée de main), les demandes de commandes spéciales et les vérifications d'inventaire
* Gérez les commandes ouvertes, en poussant pour les paiements, et assurez-vous qu'elles sont expédiées dans les fenêtres allouées.
* Attributions de commandes; gérer les expéditions, afin que les objectifs mensuels soient atteints.
· Superviser toutes les commandes pour l'Amérique du Nord:
* Saisie des commandes - Allocation et pré-allocation, tout en gardant une trace des dates de commande, en poursuivant l'approvisionnement pour toute rupture de la chaîne et en gérant les pénuries
* Facturation - aider l'équipe à chasser les comptes dont les paiements sont en attente
* Expédition - replanification des commandes, modification des documents (adresses de livraison sur les factures, codes M.I.D. manquants sur les factures), devis Norbert (expédition)
· Assurer la liaison avec tous les départements à Londres:
Production, entrepôt, finance, logistique, marketing, service client, informatique
* L'Entrepôt: Inspection, rejets, coordination des priorités avec l'entrepôt pour inspection et expédition, suivi des suivis manquants ou commandes trop longues à expédier.
* Production: demandes sur mesure - nouveaux codes, détails de suivi des radiations, demandes de délais, demande de mises à jour sur les bons de commande en retard -
* Finance: création de nouveaux comptes clients (coordination avec Finance pour activer les comptes), libération des commandes pour le prélèvement après la finance libère la retenue financière, les notes de crédit - augmentez dans le système et suivez le processus d'émission, les ajustements de prix et les remises sur approbation
* Logistique: Organisation des retraits DHL pour les retours, tout problème d'expédition (dédouanement, codes M.I.D.)
* Informatique: essayez de résoudre les problèmes informatiques que tout membre de l'équipe pourrait rencontrer
* Service client: Rapports obligatoires quotidiens/hebdomadaires complets (Liste des résultats, Rapports sur les commandes ouvertes des agents, CO VS PO)
· L'entretien des bureaux:
* Commande de fournitures, responsable du programme de stages, notes de frais mensuelles, renouvellement du magazine abonnements, travail avec le comptable, mise à jour du calendrier Outlook, s'assurer que la salle d'exposition est présentable à tous fois
· Signalement :
* Envoyer des rapports quotidiens et hebdomadaires aux membres de l'équipe (listes de stock, Fob et facturation individuelle, NAM dans son ensemble, ventes YTD par chargé de compte)
* Expert en Lawson - allez à la personne pour tous les demandeurs Lawson
· Coordination de salons professionnels
Exigences du rôle :
· Licence
· Forte éthique de travail, capable de travailler plus d'heures si nécessaire
· Ouvert pour voyager à l'intérieur et à l'extérieur des États-Unis
· Connaissance d'Excel, PP et Word
· Capacité à travailler avec et à gérer plusieurs choses différentes à la fois
Pour postuler, veuillez envoyer votre curriculum vitae à [email protected].