Rapports à: Président-directeur général
Classification: Poste salarié—Temps plein; Exempter
Résumé du poste: Le poste fournira un soutien au PDG de l'entreprise en dirigeant les activités quotidiennes, en maintenant les calendriers et en gérant des projets spéciaux. Il s'agit d'une excellente opportunité pour un assistant exécutif expérimenté avec une excellente initiative de faire partie d'une équipe dynamique. Le rôle exige des compétences de communication impeccables et la capacité de prioriser et d'accomplir plusieurs tâches de manière habile et opportune.
Fonctions essentielles du poste :
• Initier, organiser et mettre en œuvre des systèmes et des procédures pour gérer efficacement les opérations administratives
• Coordonner les activités (réunions, présentations, etc.) entre plusieurs équipes
• Gestion du calendrier, des budgets, organisation de conférences téléphoniques et de réunions, compilation et diffusion d'informations au personnel de l'entreprise et aux contacts externes
• Gérer les aspects du bureau et de la salle d'exposition, y compris (mais sans s'y limiter) le trafic d'échantillons, les rendez-vous sur le marché et l'interaction occasionnelle avec les fournisseurs
• Maintenir l'apparence du bureau et de la salle d'exposition pour toutes les réunions
• Maintenir des rapports et des budgets hebdomadaires selon les instructions du PDG et les distribuer aux membres de l'équipe concernés
• Effectuer des tâches administratives générales, y compris la distribution du courrier, le classement, répondre aux appels téléphoniques, mettre à jour les listes de contacts internes et réapprovisionner les fournitures de bureau
• Compiler et interpréter les données/informations des départements respectifs
• Répondre à toutes les demandes éditoriales et stylistes des équipes RP et Commerciales
• Gérer l'inventaire et l'archivage des échantillons, et enregistrer méticuleusement tous les prêts
• Posséder le calendrier marketing et gérer la publication en temps opportun des messages sociaux et des newsletters
• Soutenir l'équipe dans la création de contenu social et publicitaire et produire des recherches créatives et des mises en page artistiques pertinentes
• S'engager avec l'équipe sur diverses activations marketing telles que des événements et des tournages de contenu, et jouer un rôle organisationnel pratique dans les processus de pré- et post-production
• Superviser la boutique en ligne et gérer l'exécution directe du commerce électronique et les demandes de service client
• Rassemblez et distribuez les images saisonnières et les éléments détaillés des produits aux partenaires grossistes
• Préparer les documents du marché, y compris les fiches techniques, les nuanciers et le portail d'achat en ligne
• Soutenir l'équipe de vente avec les ventes et les rapports hebdomadaires
• Maintenir la confidentialité de toutes les questions d'entreprise, juridiques, personnelles et financières et gérer les documents confidentiels pour le PDG avec le plus grand soin et discrétion
• Fournir un soutien administratif aux subordonnés directs et à l'équipe du PDG, au besoin
• Participer à des projets spéciaux assignés
Compétences & Diplômes :
• Souci du détail et très organisé
• Fort sentiment d'urgence; solides compétences en matière de priorisation et de suivi
• Excellentes compétences en gestion du temps
• Excellentes compétences de communication verbale et écrite
• Doit posséder des compétences interpersonnelles exceptionnelles
• Doit être proactif et ingénieux dans toutes les tâches
• Une solide connaissance d'Excel, Word et PowerPoint est indispensable
• Une solide connaissance d'Adobe Suite est indispensable
• Une expérience en tant qu'assistante de direction et dans l'industrie de la mode de créateurs est préférable
Pour postuler: Merci d'envoyer votre CV à [email protected], objet Adjointe exécutive, coordonnatrice des ventes et du marketing.
marinamoscone.com
@marinamoscone