Titre: Coordonnatrice du bureau et des personnes
Le poste relève de : Président, directeur des finances et des opérations
Fonction basique: Assister le président et le directeur des finances et des opérations dans l'entretien des bureaux
Missions essentielles :
- Répondre et diriger les appels téléphoniques entrants
- Mise en place et nettoyage pour toutes les réunions en salle de conférence/showrooms
- Mettre à jour la liste principale des médias et les contacts professionnels dans la base de données
-Mettre à jour le deck des capacités tous les trimestres et la liste des clients si nécessaire
- Préparer des documents pour de nouvelles affaires, y compris des présentations de capacités et des propositions commerciales
- Gérer les opérations du bureau (en personne et virtuellement), ce qui comprend, mais sans s'y limiter: organiser l'horaire du nettoyeur, commander des fournitures de bureau, gérer le matériel de bureau (ordinateurs, imprimantes, etc)
- Agir comme point de contact pour le bureau avec la gestion de l'immeuble et la planification des travaux en cas de besoin, tels que les déménageurs, les électriciens, les serruriers, etc.
- Commandez des cadeaux et des fleurs pour les éditeurs et les clients
- Diriger les demandes commerciales entrantes via l'adresse e-mail générale du groupe Krupp
- Recevoir le courrier du bureau, le trier et le distribuer en conséquence
- Coordonner la configuration des e-mails, du téléphone, des clés de bureau et de l'espace de bureau pour les nouveaux employés
- Diriger les demandes entrantes d'emploi et de stage
- Mettre à jour divers documents du groupe Krupp et maintenir l'organisation des serveurs
- Travailler avec l'équipe Krupp pour maintenir le calendrier des événements Krupp
- Préparer les iPads et/ou le pack d'entreprise pour les nouvelles réunions d'affaires
- Assister le président dans diverses tâches quotidiennes, y compris les déplacements, les rapports de dépenses, les réservations et d'autres tâches personnelles diverses
- Gérer et planifier les rendez-vous pour le calendrier du président, y compris les conférences téléphoniques, les réunions, les repas et les événements avec les équipes internes et externes
- Aider le président et les équipes internes pour la semaine de la mode, les événements clients, les avant-premières presse et d'autres projets
- Commander du café et des repas pour le président au besoin
- Envoyer des e-mails quotidiens avec des liens d'actualités
- Compiler, créer et envoyer les newsletters trimestrielles de l'entreprise
- Gérer et organiser le contenu des canaux sociaux de KG
o Créer du contenu et gérer KG Instagram
o Refonte LinkedIn de KG
- Superviser le programme de stages
o Développer et exécuter une stratégie et un processus de recrutement de stagiaires du début à la fin, y compris rédaction de descriptifs, affichage, recherche de candidats, planification, entretiens, extension d'offre et intégration
o Gérer toutes les communications internes et coordonner les cours, événements/ateliers respectifs
o Servir de point de contact pour les stagiaires pour les demandes générales ainsi que gérer les questions sensibles, y compris les problèmes de performance et les plaintes au besoin et les escalader le cas échéant
- Collaborer avec les RH pour développer et gérer une variété d'initiatives de culture et d'engagement afin de favoriser un environnement de travail positif et productif
- Coordonner les activités liées à l'équipe telles que la consolidation d'équipe, les sorties d'équipe, les initiatives de bénévolat, les anniversaires et les fêtes
Qualifications
· Vrai intérêt pour la mode et les relations publiques
· Compétences exceptionnelles en communication et en rédaction préférées
· Bonne maîtrise des applications logicielles suivantes: Word, Excel, Powerpoint et Outlook
· Capacité à s'adapter rapidement, à prioriser et à travailler sur plusieurs projets dans des délais condensés
· Organisé et capable de travailler avec un minimum de direction et un haut niveau de discrétion
· Expérience des médias sociaux et de la suite Adobe préférée
Pour postuler: Veuillez envoyer votre CV au format PDF à [email protected], objet Coordonnatrice du bureau et des personnes.
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@kruppgroup