Titre: Coordinateur de bureau et de personnes
Le poste relève de : Président, directeur des finances et des opérations
Fonction basique: Assister le président et directeur des finances et des opérations dans l'entretien des bureaux
Tâches essentielles:
- Répondre et diriger les appels téléphoniques entrants
- Installation et nettoyage de toutes les réunions dans la salle de conférence/salles d'exposition
- Mettre à jour la liste principale des médias et les contacts commerciaux dans la base de données
- Mettre à jour le deck des capacités tous les trimestres et la liste des clients au besoin
- Préparer des documents pour de nouvelles affaires, y compris des decks de capacités et des propositions commerciales
- Gérer les opérations de bureau (à la fois en personne et virtuellement), ce qui comprend, mais sans s'y limiter: l'organisation de l'horaire du nettoyeur, la commande de fournitures de bureau, la gestion du matériel de bureau (ordinateurs, imprimantes, etc.)
- Agir en tant que point de contact pour le bureau avec la gestion des bâtiments et la planification des travaux au besoin, tels que les déménageurs, les électriciens, les serruriers, etc.
- Commandez des cadeaux et des fleurs pour les éditeurs et les clients
- Demandes commerciales entrantes directes via l'adresse e-mail générale du Groupe Krupp
- Recevoir le courrier du bureau, trier et distribuer en conséquence
- Coordonnez la configuration des e-mails, du téléphone, des clés de bureau et de l'espace de bureau pour les nouveaux employés
- Demandes d'emploi et de stage entrantes directes
- Mettre à jour divers documents du Groupe Krupp et maintenir l'organisation des serveurs
- Travailler avec l'équipe Krupp pour maintenir le calendrier des événements Krupp
- Préparer des iPads et/ou un paquet d'entreprise pour de nouvelles réunions d'affaires
- Assister le président dans diverses tâches quotidiennes, y compris les voyages, les rapports de dépenses, les réservations et autres tâches personnelles diverses
- Gérer et planifier les rendez-vous pour le calendrier du président, y compris les conférences téléphoniques, les réunions, les repas et les événements avec les équipes internes et externes
- Aider le président et les équipes internes pour la semaine de la mode, les événements clients, les avant-premières presse et autres projets
- Commander du café et des repas pour le président au besoin
- Envoyer un e-mail quotidien avec des liens d'actualités
- Compiler, créer et envoyer des newsletters trimestrielles d'entreprise
- Gérer et organiser le contenu des canaux sociaux de KG
o Créer du contenu et gérer KG Instagram
o Refonte LinkedIn de KG - Superviser le programme de stages
o Développer et exécuter une stratégie et un processus de recrutement de stagiaires du début à la fin, y compris la rédaction de descriptions, la publication, la recherche de candidats, la planification, les entretiens, l'extension de l'offre et l'intégration
o Gérer toute la communication interne et coordonner les cours, événements/ateliers respectifs
o Servir de personne-ressource pour les stagiaires pour les demandes de renseignements généraux et gérer les questions sensibles, y compris les problèmes de performance et les plaintes, selon les besoins et escalader le cas échéant - Collaborer avec les RH pour développer et gérer une variété d'initiatives de culture et d'engagement pour aider à favoriser un environnement de travail positif et productif
- Coordonner les activités liées à l'équipe telles que la consolidation d'équipe, les sorties d'équipe, les initiatives de bénévolat, les anniversaires et les fêtes de fin d'année
Qualifications
- Intérêt réel pour la mode et les relations publiques
- Compétences exceptionnelles en communication et en rédaction préférées
- Bonne connaissance des applications logicielles suivantes: Word, Excel, Powerpoint et Outlook
- Capacité à s'adapter rapidement, à prioriser et à travailler sur plusieurs projets dans des délais condensés
- Organisé et capable de travailler avec un minimum de direction et un haut niveau de discrétion
- Expérience des médias sociaux et de la suite Adobe préférée
Pour postuler: Envoyez vos CV et lettres de motivation en PDF à [email protected], ligne d'objet Coordinateur de bureau et de personnes.