DMA United est à la recherche d'un assistant de direction à temps plein pour notre bureau à TriBeCa/New York City. L'assistant exécutif sera responsable de tous les aspects du maintien de l'environnement de bureau et du maintien d'un flux de travail fluide pour l'agence. Cela comprend: l'ensemble des opérations commerciales de l'agence: maintien de la propreté des locaux, achats fournitures, expédition: courrier, messager, nuitée, projets spéciaux: cadeaux de vacances pour les clients, dîner de bureau/anniversaires du personnel et événements.
Le candidat idéal est un autodidacte très intelligent avec une attitude de « faites-le » et une passion pour les résultats. Un vrai professionnel avec une apparence soignée, un amour et un intérêt sincères pour la mode et l'expérience et le désir de travailler avec des personnes créatives. Si vous êtes organisé et soucieux du détail, veuillez postuler.
Les responsabilités sont dans les catégories suivantes:
ENVIRONNEMENT DE BUREAU
- Ouvrez le bureau tous les jours et assurez-vous que tout est prêt pour la journée de travail.
- Maintenir la cuisine, les espaces de conférence, les salles de bain et toutes les fournitures en stock (Département artistique, bureau, nettoyage, cuisine).
- Préparez les réunions internes (installez le projecteur), assurez-vous que les tables de conférence sont propres et disponibles.
- Accueillir tous les clients/invités et offrir une expérience invitante en travaillant avec l'agence.
- Gérer tous les services de bureau et les fournisseurs externes: fleurs, plomberie, peinture, nettoyage des personnes, fenêtres, etc.
CALENDRIER:
- Gérer le calendrier général du bureau, en particulier pour le PDG.
TENUE DE LIVRE COMPTE
- Gérer les bons de commande.
- Archivage de tous les documents juridiques et commerciaux – enregistrez-les numériquement.
- Gérer la petite caisse et les opérations bancaires.
- Gérer les messagers, FedEx, trier et distribuer le courrier entrant.
CE
- Connaître les procédures de travail de toutes les technologies de bureautique pertinentes: accès Internet, téléphone, Wi-Fi, base de données.
- Interface avec le responsable informatique pour les problèmes, les mises à jour, etc.
- Gérer les comptes cellulaires d'entreprise pour les partenaires/employés seniors
TÉLÉPHONE
Responsabilité principale de gérer/traiter tous les appels téléphoniques entrants, prendre les messages, vérifier les messages vocaux, faire le suivi au besoin.
• Aider à la communication téléphonique, à la demande de la haute direction.
Expérience et diplômes :
- Licence
- Un minimum de 1 à 2 ans d'expérience connexe en soutien administratif/mode ou marketing, de préférence
- Solides compétences interpersonnelles et de communication tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Le candidat idéal aurait une expérience/compréhension des: marques de luxe de style de vie.
- Perspicace, innovant et s'adapte bien à un environnement dynamique et en évolution rapide.
- Solides compétences Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Mac OS, InDesign.
Processus de demande:
Veuillez envoyer ce qui suit à[email protected] avec « Executive Assistant » dans le sujet.
- Reprendre.
- Lettre de motivation comprenant votre expérience pertinente et vos exigences en matière de rémunération.