Ce poste d'embauche directe à temps plein soutient le PDG, le directeur de l'exploitation et le directeur général. Le candidat idéal sera un chef de projet hautement organisé et autonome et possédera des compétences avancées en MS Office. Doit être à l'aise de travailler à partir d'un bureau à domicile et de prendre des directions à distance.
Responsabilités
- Tâches administratives quotidiennes, maintenir et rassembler des feuilles de calcul
- Répondre aux courriels et aux appels téléphoniques des fournisseurs ou des membres
- Prioriser et faire remonter les demandes des membres avec un suivi de suivi
- Gérer les calendriers, configurer des appels et des vidéoconférences, planifier des rendez-vous
- Commander des fournitures de bureau pour les employés travaillant à domicile, gérer le budget des fournitures, aider avec les nouvelles politiques et protocoles de bureau
- Suivre et organiser les dépenses de bureau actuelles et les formulaires de voyage passés, mettre à jour les systèmes financiers
- Maintenir un ensemble de priorités de charge de travail pour le directeur général et/ou le chef de l'exploitation
- Gestion et suivi de projet pour les finances, les ressources humaines, le marchandisage et le marketing, les médias sociaux / événements en ligne, les événements virtuels pour les employés et les communications
- Peut aider avec certaines relations avec les employés, les communications avec le personnel, la recherche et la paperasserie RH discrète
- Assurer la liaison et servir de référence pour les chefs de service, l'équipe interne et les employés avec des questions et des informations générales
Conditions
- Nécessite normalement un baccalauréat ou un diplôme d'associé
- Maîtrise de MS Office Word, PowerPoint et compétences avancées d'Excel (tableaux croisés dynamiques et graphiques)
- Doit avoir 4 à 6 ans ou plus d'expérience dans une capacité administrative de soutien à un ou plusieurs cadres supérieurs ou à un soutien de direction
- Expérience de QuickBooks, Concur ou du système financier préférée, mais non requise
- Expérience avérée dans la gestion de projet, le suivi et la délégation de la charge de travail
- Techniquement averti. Doit être disposé à apprendre le(s) système(s) financier(s) et le logiciel CRM
- Haut niveau de service et de confidentialité avec les clients, les employés et les informations sensibles
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale et en relations interpersonnelles
- Capacité à travailler seul, à gérer son temps, à initier des projets, à rester positif et concentré
- Désir de faire la différence et de créer de nouvelles façons de mener à bien le projet et les activités
- Désir de grandir au sein de l'équipe et de l'entreprise pour être un chef de projet virtuel ou un assistant exécutif principal ou faire partie de l'équipe de commerce électronique
Il s'agit d'un poste à temps plein virtuel à embauche directe avec des heures de travail dans la zone PST.
Bon d'avoir: quelqu'un dans la région de Los Angeles ou dans le même fuseau horaire, mais pas obligatoire. Un comportement serviable, patient et positif va un long chemin. Une expérience antérieure d'assistant de direction à distance serait avantageuse (non requise.) Une expérience antérieure avec des applications de gestion de projet telles que Asana ou Mondays (non requise).
Les heures sont à temps plein pendant les heures normales de bureau du lundi au vendredi. Rémunération salariale, avantages sociaux complets, congés payés, avantages des employés et remboursements complets des dépenses. La rémunération est basée sur l'expérience. Veuillez inclure toutes vos compétences techniques de bureau. Veuillez noter qu'il vous sera peut-être demandé d'effectuer des tests Excel en ligne et/ou d'envoyer des échantillons de travail de feuille de calcul.
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