Titre: Réceptionniste
Superviseur(s) : Coordonnateur administratif
Bureau KO :New York
Les heures: 9h30 – 18h30
Karla Otto est une agence internationale de relations publiques et de stratégie de marque pour les leaders de l'industrie du luxe, de la mode, de la beauté, du style de vie, de l'art et du design.
La société possède des bureaux dans huit villes à travers le monde: Milan, Paris, Londres, New York, Los Angeles, Pékin, Hong Kong et Shanghai.
RESPONSABILITÉS, TÂCHES, COMPÉTENCES
Le réceptionniste est responsable de la zone d'accueil et des tâches administratives, y compris l'accueil des invités et leur offre une boisson, répondre aux téléphones, traiter les demandes de renseignements de l'entreprise, trier et distribuer le courrier, et soutenir le personnel exécutif avec l'horaire, le transport et les réunions conditions. Le candidat doit avoir une attitude enthousiaste et dynamique.
- Offrir un excellent service client à tout moment
- Traiter toutes les demandes de manière professionnelle et courtoise, en personne, par téléphone ou par courrier électronique
- Capable de diriger les appels et de prendre des messages pour le personnel
- Responsable de l'apparence de la zone de réception et s'assurer que la zone Front of House et les salles de réunion sont maintenues présentables à tout moment
- Gardez un œil sur les installations et signalez tout problème de maintenance à la direction et suivez le processus
- Gérer l'horaire des salles de réunion; réservation de la salle de réunion à la demande
- Maintenir et mettre à jour les extensions téléphoniques et les numéros de téléphone et les feuilles de temps quotidiennes
- Mettre à jour les documents à l'échelle de l'entreprise au besoin
- Gérer et maintenir le répertoire du bureau
- Gérer les commandes d'épicerie et de papeterie, en maintenant les niveaux de stock à tout moment
- Prendre les dispositions de transport et de réservation pour le personnel exécutif
- Coordonner la distribution du courrier à l'intérieur et à l'extérieur du bureau.
- Aider aux projets exécutifs et opérationnels, sur demande.
ATTRIBUTS CLÉS
- Le candidat doit avoir de solides compétences en communication (écrite et orale en anglais) et en organisation
- Solides compétences téléphoniques (traiter plusieurs appels à la fois) et être capable de travailler sous pression
- Accomplit les tâches avec précision, minutie et avec un sens aigu du détail
- Très motivé et enthousiaste
- Forte éthique de travail
- Doit être efficace dans Microsoft Outlook
- Doit être admissible à travailler aux États-Unis
POUR POSTULER: Veuillez envoyer votre curriculum vitae à [email protected], ligne d'objet Réceptionniste.