Raportoi: Toimitusjohtaja/puheenjohtaja
Luokitus: Palkkatehtävä – kokoaikainen; Vapauttaa
Työn yhteenveto: Tehtävä tukee yhtiön toimitusjohtajaa päivittäisen toiminnan johtamisessa, kalentereiden ylläpidossa ja erityisprojektien johtamisessa. Tämä on loistava tilaisuus kokeneelle johtoassistentille, jolla on erinomainen oma-aloitteisuus olla osana nopeatempoista tiimiä. Tehtävä edellyttää moitteetonta vuorovaikutustaitoa sekä kykyä priorisoida ja suorittaa useita tehtäviä taitavasti ja oikea-aikaisesti.
Tärkeimmät työtehtävät:
• Aloittaa, organisoida ja toteuttaa järjestelmiä ja menettelytapoja hallinnollisten toimintojen tehokkaaseen hallintaan
• Koordinoi toimintoja (kokoukset, esitykset jne.) useiden ryhmien kesken
• Kalenterien hallinta, budjetit, puhelinkonferenssien ja tapaamisten järjestäminen, tiedon kokoaminen ja jakaminen yrityksen henkilökunnalle ja ulkopuolisille kontakteille
• Hallitse toimiston ja esittelytilan näkökohtia, mukaan lukien (mutta ei rajoittuen) näytekauppaa, markkinoiden tapaamisia ja satunnaista vuorovaikutusta myyjien kanssa
• Säilytä toimiston ja esittelytilan ulkonäkö kaikissa kokouksissa
• Ylläpitää viikoittaisia raportteja ja budjetteja toimitusjohtajan ohjeiden mukaisesti ja jakaa ne asianmukaisille tiimin jäsenille
• Suorittaa yleisiä hallinnollisia tehtäviä, mukaan lukien postin jakelu, arkistointi, puheluihin vastaaminen, sisäisten yhteystietoluetteloiden päivittäminen ja toimistotarvikkeiden täydentäminen
• Kerää ja tulkitse vastaavien osastojen tietoja
• Vastaa kaikkiin PR- ja myyntitiimien toimituksellisiin ja stylistipyyntöihin
• Hallitse näytevarastoa ja arkistoa ja tallenna kaikki lainat huolellisesti
• Omista markkinointikalenteri ja hallinnoi sosiaalisten viestien ja uutiskirjeiden oikea-aikaista julkaisemista
• Tukea tiimiä sosiaalisen ja mainossisällön luomisessa ja tuottaa asiaankuuluvaa luovaa tutkimusta ja taidetta
• Osallistu tiimin kanssa erilaisiin markkinoinnin aktivointiin, kuten tapahtumiin ja sisältökuvauksiin, ja osallistu käytännönläheiseen organisaatioon tuotantoa edeltävissä ja jälkiprosesseissa.
• Valvo verkkokauppaa ja hallinnoi suoria verkkokaupan täyttämistä ja asiakaspalvelukyselyjä
• Kerää ja jaa kausiluonteisia kuva- ja tuotetietoja tukkukumppaneille
• Valmistele markkinointimateriaaleja, mukaan lukien rivitaulukot, swatchbookit ja online-ostajaportaali
• Tue myyntitiimiä viikoittaisessa myynnissä ja raportoinnissa
• Säilytä kaikkien yritys-, laki-, henkilöstö- ja talousasioiden luottamuksellisuus ja käsittele toimitusjohtajan luottamuksellisia materiaaleja äärimmäisen huolellisesti ja harkiten
• Tarjoa tarvittaessa hallinnollista tukea toimitusjohtajan suorille raporteille ja tiimille
• Osallistu erityisprojekteihin toimeksiannon mukaisesti
Taidot ja pätevyydet:
• Yksityiskohtiin suuntautunut ja hyvin organisoitu
• Voimakas kiireen tunne; vahvat priorisointi- ja seurantataidot
• Erinomaiset ajanhallintataidot
• Erinomaiset suulliset ja kirjalliset viestintätaidot
• Sinulla tulee olla poikkeuksellisia ihmissuhdetaitoja
• On oltava ennakoiva ja kekseliäs kaikissa tehtävissä
• Vahva Excelin, Wordin ja PowerPointin tuntemus on välttämätön
• Vahva Adobe Suiten tuntemus on välttämätön
• Kokemus Executive Assistantista ja muotisuunnittelijateollisuudesta katsotaan eduksi
Hakeminen: Lähetä ansioluettelosi osoitteeseen [email protected], aiherivi Executive Assistant, Sales & Marketing Coordinator.
marinamoscone.com
@marinamoscone