SIJAINTI: Talon edessä / VIP-assistentti
Osasto: Julkiset suhteet
Ei-vapautettu; Täysaikainen
Bollare Communications etsii erittäin organisoitua ja motivoitunutta henkilöä kokopäiväiseen työhön talon edessä New Yorkin toimistoomme. Tehtävään kuuluu myös VIP-osaston avustaminen erilaisissa hallinnollisissa tehtävissä. Bollare on ylpeä työstään alan jännittävimpien ja innovatiivisimpien muodin kanssa, kauneus- ja lifestyle-brändejä ja lähestymme toimistotilamme edustusta tässä samassa koholla tavalla.
OLENNAISET TOIMINNOT
FOH
- Tarkista kaikki saapuvat puhelut, reititä/vastaa viestit tarpeen mukaan
- Toimi ensimmäisenä kosketuspisteenä kaikille Bollaren vieraille asianmukaisesti tervehtien ja opastaen
- Hallitse kaikkia saapuvia ja lähteviä paketteja
- Järjestä ja ylläpidä kaikkia toimiston kokoustiloja ja yhteisiä tiloja, sekä ennen että jälkeen kokouksia ja tapahtumia
- Koordinoi itärannikon johtajien ja NYC-tiimin kanssa toimistotarpeista, mukaan lukien toimitustilaukset, huoltopyynnöt, tapahtumavaraukset ja konferenssihuonevaraukset
- Auta itärannikon johtajia kirjanpidossa ja päivittäisissä tehtävissä
- Koordinoimalla NYC-tiimin kanssa sen varmistamiseksi, että showroom on järjestetty ja asianmukaisesti myytävä kokouksia varten
- Järjestä ja ylläpidä kaikkia toimiston yhteisiä tiloja – varmista, että kaikki tilat ovat siistit, posti/lähettilähetykset/paketit toimitetaan omistajalle ajoissa
VIP
- Asiakkaiden näytevaraston omistus ja ylläpito, sisältää asiakirjat vastaanotetusta, luovutuksesta ja palautuksesta
- Auta näytepyyntöjen, stylistihakujen ja VIP-postitusten kanssa tunnistamalla tehokkaan tuotteen. Seuraa historiaa, kun kohteita lähetetään/vastaanotetaan eri stylisteille ja julkkiksille, mukaan lukien oikea-aikainen palautus (jos lainattu)
- Auta pitämään tarkan kalenterin tärkeimmistä alan tapahtumista VIP-mahdollisuuksien ja asiakkaiden lanseerauksia varten
- Säilytä ja järjestä tavarat asianmukaisissa säilytyspaikoissa varmistaaksesi tuotteiden eheyden ja esillepanon korkean tason.
- Osallistu asiakasraportointiin jatkuvasti
Bollare arvostaa työntekijöissään ammattitaitoa. Seuraavat ominaisuudet ja käytöstavat ovat esimerkkejä siitä, mitä työntekijältä odotetaan:
- Osoita myönteistä kunnioitusta muita kohtaan kirjallisessa, suullisessa ja ei-sanallisessa viestinnässä
- Työskentele tehokkaasti kollegoiden kanssa harjoittamalla täsmällisyyttä, yhteistä ongelmanratkaisukykyä sekä avointa ja rehellistä viestintää
- Toimi rehellisesti, kohteliaasti ja vastuullisesti myös stressissä tai vaativissa työoloissa
- Ylläpidä pätevyyttäsi tarpeen ja hyväksynnän mukaan tapaamalla muita vastuualueella, lukemalla työhön liittyviä materiaaleja ja ennalta hyväksyttyä koulutusta
- Pukeudu sopivasti työpaikalle, jossa asiakas on usein tekemisissä
- Täytä luottamuksellisuus- ja turvallisuusstandardit. Pidä työalueet puhtaina ja järjestyksessä
PÄTEVYYS
PAKOLLINEN: Ylioppilastutkinto ja vastaava ylempi koulutus tai yhden tai useamman vuoden PR-harjoittelija kokemusta, jonka kokemuksen ja koulutuksen yhdistelmä osoittaa tehtävien suorittamiseen tarvittavien erikoisalojen tuntemusta edellä. Kykyä työskennellä itsenäisesti noudattaen määräaikoja, osoittanut organisointikykyä yksityiskohtiin ja tuottaa työtä tarkasti.
SUORITAAN: Associate'in tutkinto. Monikieliset ominaisuudet.
FYSIKAALISET VAATIMUKSET
Minimaalinen fyysinen rasitus. Työntekijän tulee usein istua, kommunikoida sekä saavuttaa ja käsitellä esineitä tämän aseman tehtäviä suorittaessaan. Tehtävä edellyttää liikkuvuutta. Työtehtäviin kuuluu materiaalien siirtäminen enintään 10 paunaan asti säännöllisesti ja enintään 25 puntaa satunnaisesti. Käden taitoa ja koordinaatiota vaaditaan yli 70 % työajasta käytettäessä laitteita, kuten tietokoneen näppäimistöä, hiirtä, laskinta ja vastaavia koneita.
TYÖOLOT
Normaalit toimistotyöolosuhteet. Työympäristön melutaso on tyypillinen useimmille toimistoympäristöille. Ajoittain aikaiset aamu- ja iltatunnit ovat välttämättömiä pidennettyihin toimistoaikaan osallistumisen mahdollistamiseksi tai ulkopuolisten tapahtumien tukemiseksi.
VALVONTAVASTUU
Ei mitään
VALVONTA SAATTU
Työskentelee itärannikon johtajien suorassa valvonnassa.
Yllä oleva kuvaus kattaa merkittävimmät suoritetut tehtävät, mutta ei sisällä muuta niihin liittyvää satunnaista työtä.
Hakeminen: Lähetä ansioluettelosi osoitteeseen [email protected], otsikkorivi FOH / VIP-suhteiden assistentti.