DMA United etsii kokopäiväistä Executive Assistantia toimistoomme TriBeCa/New York Cityssä. Executive Assistant vastaa kaikista toimistoympäristön ylläpidosta ja viraston sujuvasta työnkulusta. Tähän sisältyy: viraston kokonaisliiketoiminta: tilojen siisteyden ylläpito, ostot tarvikkeet, toimitus: posti, messenger, yön yli, erikoisprojektit: lomalahjat asiakkaille, toimistoillallinen/henkilökunnan syntymäpäivät ja tapahtumia.
Ihanteellinen ehdokas on erittäin älykäs oma-aloitteinen, "saa se valmiiksi" -asenteella ja intohimolla tuloksiin. Todellinen ammattilainen, jolla on hiottu ulkonäkö, vilpitön rakkaus ja kiinnostus muotiin sekä kokemus ja halu työskennellä luovien ihmisten kanssa. Jos olet järjestelmällinen ja yksityiskohtainen, laita hakemuksesi.
Vastuut ovat seuraavissa kategorioissa:
TOIMISTOYMPÄRISTÖ
- Avaa toimisto päivittäin ja varmista, että kaikki on valmiina työpäivää varten.
- Huolla keittiö, kokoustilat, kylpyhuoneet ja kaikki varusteet (taideosasto, toimisto, siivous, keittiö).
- Valmistaudu sisäisiin kokouksiin (asenna projektori), varmista, että neuvottelupöydät ovat puhtaita ja käytettävissä.
- Tervehdi kaikkia asiakkaita/vieraita ja tarjoa kutsuva kokemus yhteistyöstä toimiston kanssa.
- Hallitse kaikkia toimistopalveluita ja ulkopuolisia toimittajia: kukat, putkityöt, maalaus, ihmisten siivous, ikkunat jne.
AJOITTAA:
- Hallitse toimiston yleistä aikataulua, erityisesti toimitusjohtajaa varten.
KIRJANPITO
- Hallitse ostotilauksia.
- Kaikkien laki- ja yritysasiakirjojen arkistointi – tee jokaisesta digitaalinen tallenne.
- Hallitse Petty Cash ja pankkitoimintoja.
- Hallitse lähettiläitä, FedExiä, lajittele ja jaa saapuva posti.
SE
- Tunne kaiken toimistoon liittyvän tekniikan työskentelytavat: internetyhteys, puhelin, Wi-Fi, tietokanta.
- Yhteys IT-henkilön kanssa ongelmiin, päivityksiin jne.
- Hallinnoi vanhempien kumppaneiden/työntekijöiden mobiilitilejä
PUHELIN
Ensisijainen vastuu kaikkien saapuvien puheluiden hallinnasta, viestien vastaanottamisesta, vastaajaviestien tarkistamisesta ja tarvittaessa seurannasta.
- Auta puhelimitse, ylimmän johdon pyynnöstä.
Kokemus ja pätevyys:
- Kandidaatintutkinto
- Vähintään 1-2 vuoden kokemus hallinnollisesta tuesta/muoti- tai markkinointityöstä katsotaan eduksi
- Vahvat vuorovaikutustaidot sekä suullisesti että kirjallisesti.
- Ihanteellisella hakijalla olisi kokemusta/ymmärrystä: luksuslifestylebrändeistä.
- Oivaltava, innovatiivinen ja mukautuu hyvin dynaamiseen ja nopeatempoiseen ympäristöön.
- Vahvat Microsoft Office -taidot (Excel, Word, PowerPoint), Mac OS, InDesign.
Hakuprosessi:
Lähetä sähköpostia seuraavaan osoitteeseen [email protected] ja aiheessa "Executive Assistant".
- Jatkaa.
- Saatekirje, joka sisältää kokemuksesi ja korvausvaatimukset.