Otsikko: Toimisto- ja henkilöstökoordinaattori
Asemaraportit vastaanottajalle: Toimitusjohtaja, talous- ja henkilöstöassistentti
Perustoiminto: Auttaa toimitusjohtajaa ja talous- ja henkilöstöassistenttia toimiston ylläpidossa
Tärkeimmät tehtävät:
- Vastaa ja ohjaa saapuvia puheluita
- Asetukset ja siivous kaikkiin kokoushuoneisiin/näyttelytiloihin
- Päivitä medialuettelo ja yritysyhteystiedot tietokannassa
- Päivitä ominaisuudet neljännesvuosittain ja asiakasluettelo tarpeen mukaan
- Valmistele asiakirjat uutta liiketoimintaa varten, mukaan lukien ominaisuudet ja liiketoimintaehdotukset
- Hallitse toimistotoimintoja (sekä henkilökohtaisesti että virtuaalisesti), joka sisältää, mutta ei rajoittuen: siivoojan aikataulujen järjestäminen, toimistotarvikkeiden tilaaminen, toimistolaitteiden (tietokoneet, tulostimet, jne)
- Toimia tarvittaessa toimiston yhteyspisteenä kiinteistönhoito- ja aikataulutöissä, kuten muuttajat, sähköasentajat, lukkoseppät jne.
- Tilaa lahjoja ja kukkia toimittajille ja asiakkaille
- Suorat saapuvat liiketiedustelut Krupp Groupin yleisen sähköpostiosoitteen kautta
- Vastaanota toimistopostia, lajittele ja jaa sen mukaan
- Koordinoi uusien työntekijöiden sähköposti, puhelin, toimistoavaimet ja työpöytätilat
- Suorat saapuvat työ- ja harjoittelutiedustelut
- Päivitä Krupp Groupin erilaisia dokumentteja ja ylläpidä palvelinorganisaatiota
- Työskentele Krupp-tiimin kanssa Kruppin tapahtumakalenterin ylläpitämiseksi
- Valmistele iPadit ja/tai yrityspaketti uusia yrityskokouksia varten
- Auttaa presidenttiä erilaisissa päivittäisissä tehtävissä, mukaan lukien matkat, kuluraportointi, varaukset ja muut sekalaiset henkilökohtaiset tehtävät
- Käsittele ja ajoita tapaamisia presidentin kalenteriin, mukaan lukien neuvottelupuhelut, kokoukset, ateriat ja tapahtumat sisäisten ja ulkoisten tiimien kanssa
- Auta presidenttiä ja sisäisiä tiimejä muotiviikoissa, asiakastapahtumissa, lehdistön esikatseluissa ja muissa projekteissa
- Tilaa kahvit ja ateriat presidentille tarpeen mukaan
- Lähetä päivittäin sähköposti uutislinkeillä
- Kokoa, luo ja lähetä neljännesvuosittain yritysuutiskirjeitä
- Hallitse ja kuratoi sisältöä KG: n sosiaalisille kanaville
o Luo sisältöä ja hallinnoi KG Instagramia
o Uudista KG: n LinkedIn
- Valvo harjoitteluohjelmaa
o Kehitä ja toteuta harjoittelijoiden rekrytointistrategia ja prosessi alusta loppuun, mukaan lukien kuvausten laatiminen, lähettäminen, hakijoiden hankinta, aikataulut, haastattelut, tarjouksen pidentäminen ja perehdytys
o Hallitse kaikkea harjoitteluviestintää ja koordinoi vastaavia luokkia, tapahtumia/työpajoja
o Toimi harjoittelijoiden pistehenkilönä yleisissä tiedusteluissa sekä arkaluonteisten asioiden hoitamisessa, mukaan lukien suorituskykyongelmat ja valitukset tarpeen mukaan, ja eskaloi tarvittaessa
- Yhteistyössä HR: n kanssa kehittääksesi ja hallinnoidaksesi erilaisia kulttuuri- ja sitoutumisaloitteita positiivisen ja tuottavan työympäristön edistämiseksi
- Koordinoi tiimiin liittyviä aktiviteetteja, kuten tiimin rakentamista, ryhmäretkiä, vapaaehtoistoimintaa, syntymäpäiviä ja lomajuhlia
Pätevyydet
· Aito kiinnostus muotiin ja suhdetoimintaan
· Erinomaiset viestintä- ja kirjoitustaidot katsotaan eduksi
· Tunnet hyvin seuraavat ohjelmistosovellukset: Word, Excel, Powerpoint ja Outlook
· Kyky mukautua nopeasti, priorisoida ja työskennellä useissa projekteissa tiivistetyssä aikataulussa
· Järjestäytynyt ja kykenevä työskentelemään minimaalisella ohjauksella ja suurella harkinnan tasolla
· Sosiaalisen median ja Adobe-ohjelmistojen kokemus eduksi
Hakeminen: Lähetä ansioluettelosi sähköpostitse osoitteeseen [email protected]