Otsikko: Toimiston avustaja, LA
Sijaintiraportit: Johtaja, LA ja tilinpäällikkö, LA
Perustoiminto: Auttaa LA-tiimiä toimistojen ylläpidossa sekä rannikkoalueiden VIP-tiimiä koordinoimaan ja helpottamaan julkkisten pyyntöjä ja aloitteita tietyille asiakkaille.
Keskeiset tehtävät:
VIP -koordinointi
- Helpottaa julkkisten pyyntöjä ja paluuta
o Tervehdi stylisti ja auta heitä vetämään
- Kaikki pyynnöt on hyväksyttävä etukäteen, jotta tiedät mitä merkkejä tarjota
o Näytepyyntöjen kirjoittaminen ja näytepalautukset
o Ylläpitää tilannetta ja ilmoittaa esimiehille kaikista erääntyneistä lainoista - Hallitse kaikkia varasto- ja toimitustarpeita
- Hallitse kaikkia tuottoja ja lainauslomaketta joka ilta
- Hoida näyttelytilan LA -logistiikka
o Päivitä ja ylläpidä luetteloita julkkisviitteille
o Päivitä juoruluettelo kaikille KG -julkkisräjähdyksille
o Päivitä stylisti- ja julkkisluettelot
o Päivitä GPS- ja medialähetysluettelot - Tue VIP -tiimiä ja valvo harjoittelijoita viikoittaisten julkkislahjojen koordinoinnissa
- Säilytä ja jaa kaikkien lehdistötilaisuuksien, tulevien elokuvien, festivaalien ja punaisen maton tapahtumien kalenteri viikoittaisissa henkilöstökokouksissa
- Vahvista suhteita stylisteihin ja muihin julkkisvaikuttajiin
Yleinen toimiston koordinointi
- Vastaa puhelimeen
- Hanki sähköposti, järjestä kaikki laskut, jotka voit lähettää Financeille
- Hallitse LA -harjoittelijoita
- Merkitse ja merkitse uudelleen kaikki Fashion GPS-tarrat
- Koordinoi kaikki lähetykset ja lähettiläät
- Valvo esittelytilan ulkonäköä päivittäin, mukaan lukien ripustimien vaihtaminen, telineiden järjestäminen, denim-seinämän uusiminen, suorista kengät ja kytkimet jne. harjoittelijoiden ja LA -tiimin avustuksella
- Varmista, että LA -toimiston kokoukset ja tapaamiset otetaan oikein vastaan ja siivotaan sen jälkeen
- Siivoa keittiö/kaapit ja varmista, että jääkaapissa on juomia ja välipaloja vieraille (mango, mantelit, tumma suklaa)
- Tilaa toimistotarvikkeita ja tarkista päivittäin/viikoittain, että meillä on ripustimet, paperi, väriaine, wc -paperi jne.
- Avustaa erilaisissa päivittäisissä tehtävissä, mukaan lukien matka, kuluraportointi, kalenteri, varaukset ja muut sekalaiset henkilökohtaiset tehtävät
- Päivitä stylisti ja yritysyhteystiedot tietokannassa
- Päivitä median pääluettelo
- Koordinoi syntymäpäiväherkku jokaiselle työntekijälle (kun kasvamme siitä tulee kuukausittain) ja jaa kortti kaikkien allekirjoitettavaksi
- Koordinoi palkintokauden herkkuja tai yrityksen retkiä
- Tilaa kahvia ja aterioita tarpeen mukaan
Pätevyysvaatimukset
- Vähintään yhden vuoden kokemus tai harjoittelupaikat muotiteollisuuden suhdetoiminnassa, erityisesti VIP -pukeutumisessa
- Kandidaatin tutkinto eduksi
- Erinomaiset kirjoitus- ja viestintätaidot
- Kyky hallita useita asiakkaita ja heidän tarpeitaan
- Osaat MS Word, Excel ja Outlook
- Muoti -GPS: n, Celebrity Intelligencen ja IDS: n tunteminen on edullista
CV: t ja saatekirjeet PDF -muodossa lähetetään sähköpostitse [email protected].