Otsikko: Vastaanottovirkailija
Ohjaaja (t): johtava kordinaattori
KO -toimisto:New York
Aukioloajat: 9.30–18.30
Karla Otto on kansainvälinen PR- ja brändistrategiatoimisto luksus-, muoti-, kauneus-, elämäntapa-, taide- ja muotoilualan johtajille.
Yhtiöllä on toimistot kahdeksassa kaupungissa ympäri maailmaa: Milano, Pariisi, Lontoo, New York, Los Angeles, Peking, Hongkong ja Shanghai.
VASTUUT, TEHTÄVÄT, TAIDOT
Vastaanottovirkailija vastaa Front of House -alueesta ja hallinnollisista tehtävistä, mukaan lukien vieraiden tervehdys ja juoman tarjoaminen, vastaa puhelimiin, käsittelee yrityksen tiedusteluja, lajittelee ja jakelee postia ja tukee johdon henkilökuntaa aikataulun, kuljetuksen ja kokousten järjestämisessä vaatimukset. Ehdokkaalla on oltava innostunut asenne tekemiseen.
- Tarjoa erinomaista asiakaspalvelua kaikkina aikoina
- Käsittele kaikki tiedustelut ammattitaitoisesti ja kohteliaasti, henkilökohtaisesti, puhelimitse tai sähköpostitse
- Pystyy ohjaamaan puheluita ja vastaanottamaan viestejä henkilökunnalle
- Vastaa vastaanottoalueen ulkonäöstä ja sen varmistamisesta, että Front of House -alue ja kokoustilat pidetään aina esillä
- Seuraa yleisesti tiloja ja raportoi mahdollisista huolto -ongelmista johdolle ja prosessin läpikäymiselle
- Hoitaa kokoushuoneen aikataulun; varata kokoushuone pyynnöstä
- Ylläpitää ja päivittää puhelinlaajennuksia ja puhelinnumeroita sekä päivittäisiä aikatauluja
- Päivitä koko yrityksen asiakirjat tarpeen mukaan
- Hallinnoi ja ylläpidä toimistohakemisto
- Hallitse päivittäistavara- ja kiinteitä tilauksia säilyttäen varastotasot koko ajan
- Huolehdi henkilöstön kuljetus- ja varausjärjestelyistä
- Koordinoi postin jakelua toimistoon ja ulos.
- Auta pyydettäessä toimeenpano- ja operatiivisissa projekteissa.
AVAINOMINAISUUDET
- Ehdokkaalla tulee olla vahva viestintä (sekä kirjallinen että suullinen englanniksi) ja organisointikyky
- Vahvat puhelintaidot (useiden puheluiden käsittely kerralla) ja kyky työskennellä paineen alla
- Suorittaa tehtävät tarkasti, perusteellisesti ja tarkasti silmällä pitäen
- Erittäin motivoitunut ja innostunut
- Vahva työmoraali
- Sen on oltava tehokas Microsoft Outlookissa
- On oltava kelvollinen työskentelemään Yhdysvalloissa
HAKUA: Lähetä ansioluettelosi osoitteeseen [email protected], otsikkorivi Vastaanottovirkailija.