SUCCARRA otsib meie New Yorgi kontorisse tegevassistenti/büroojuhti. See inimene töötab otse direktoritega paljude oluliste projekteerimise, reisimise, sõiduplaanide, kontorihalduse, kontohalduse ja kliendisuhete alal. See on väljakutseid pakkuv ja põnev ametikoht, mis nõuab erakordseid organiseerimis-, suhtlemis- ja probleemide lahendamise oskusi. Otsime erakordse maitse ja terava diskreetsusega inimest, kes on tõhus ja proaktiivne.
Olulised funktsioonid, tegevassistent:
- Täitke keerukaid kõrgetasemelisi haldusülesandeid
- On usaldatud väga konfidentsiaalne/tundlik teave
- Näha ette direktori ja kliendi vajadusi ning määrata kindlaks vajalikud tegevused/ressursid
- Kasutage iseseisvat otsustusvõimet ja kasutage täiustatud arutlusoskusi. Eeldatakse suurt loovust ja laiuskraadi
- Suhtle tõhusalt nii suuliselt kui kirjalikult
- Looge igapäevane Executive marsruut, mis sisaldab kontaktnumbreid, koosolekute päevakordi ja muud kirjavahetust
- Juhtige ja juhendage kontorisiseseid üritusi ja fotosessioone. Sisaldab kooskõlastamist hoone, müüja ja kliendiga, et näha, et kõik osad on kooskõlas
- Täitke erinevaid haldusülesandeid, nagu kataloogide värskendamine, faksimine, kopeerimine, pakkide saatmine/postitamine või kirjavahetus ja vajadusel jälgimine, korrektuur, arhiveerimine, tarvikute tellimine ja kogu ettevõtte juhtimine kalendrid
- Vajadusel töötage täiendavate ülesannetega
- Käivitage kõik kliendisuhted, saadaolevad ja võlad.
- Hallake klienditeeninduse kontohaldust müügimeeskondadega üle kogu riigi.
Olulised funktsioonid, kontorijuht-registratuur
- Vasta telefonile ja suuna helistajad vastavale töötajale
- Võta vastu igapäevased sissetulevad tarned
- Tervitage saabuvaid külalisi
- Hoia esindussaalide ja konverentsiruumide kalendreid
- Teostage iganädalasi müügisaalide ja konverentsiruumide hooldust, samuti enne ja pärast väliskoosolekuid
- Vajadusel ostke ja korraldage lilli kontorisse ja müügisalongi
- Suhelda hoonehaldusega büroo korrashoiu küsimustes
- Hoidke prooviala puhas, organiseeritud ja täielikult varustatud
- Hooldage kontoriprintereid
- Kontoritarvete jälgimine ja ümbertellimine
- Andke aeg-ajalt peakorteri teadaandeid
Kvalifikatsioonid:
- Äärmiselt leidlik ja paindlik ning kõikehõlmav suhtumine, mis areneb kiires keskkonnas
- Oskus töötada rahulikult pinge all ja pidada kinni kitsastest tähtaegadest
- Tugev tähelepanu detailidele ja võime seada prioriteedid mitme ülesandega keskkonnas
- Oskus hästi suunda võtta, aga ka proaktiivset tööd ja enesejuhtimist
- Kõrgemad probleemide lahendamise oskused, mis näitavad head otsustusvõimet
- Kõrge professionaalsuse ja aususe tase
- Suurepärane kirjalik ja suuline suhtlemisoskus
- Eelistatavalt moepõhise kolledžiprogrammi lõpetaja
- Soovitavalt Quickbooksi, Fashion GPSi, JOORi, Exceli programmide tundmine
Kandideerimiseks saatke oma CV aadressile Nash aadressil [email protected], teemarida Tegevjuht/büroojuht.