Nuestra oficina ocupada y centrada en el cliente necesita un Gerente de Oficina de medio tiempo confiable y bien organizado para manejar las operaciones diarias con un enfoque en la eficiencia y la administración del tiempo. El gerente de la oficina vendría una vez a la semana para reunirse con el personal superior. El gerente de la oficina también será responsable de la relación con el departamento de facturación para garantizar que se facture a los clientes y paguen las facturas abiertas.
El Gerente de Oficina será responsable de desarrollar protocolos de comunicación dentro de la oficina, agilizar los procedimientos administrativos, el control de inventario, la supervisión del personal de la oficina y la delegación de tareas. Buscamos un profesional enérgico al que no le importe tener múltiples funciones.
Incluye responsabilidades:
- ordenar suministros de oficina.
- Comprobación del sistema de alarma / cámaras de video.
- ayudar al fundador a programar y mantener los libros con el contable
- pedir agua y comida para la oficina
- coordinando reparaciones / nuevas construcciones
- revisando los suministros de limpieza
- pago de facturas
- diseñar sistemas de archivo
- revisar y aprobar solicitudes de suministros
- Asignar y monitorear funciones administrativas.
- organizar recibos y facturas de clientes
- ayudar al fundador con las necesidades personales que deben coordinarse (entregas, diligencias personales, etc.)
- revisar todo el correo / escanear y enviar correspondencia por correo electrónico cuando sea necesario
Cualificaciones:
- Se requiere un título de asociado (se prefiere una licenciatura o licenciatura)
- 3 años en la administración de la oficina o rol familiar
- Experiencia en programación, elaboración de presupuestos y nómina
- Cómodo en entornos de ritmo rápido
- Actitud orientada al equipo, "todo práctico", mucha energía y entusiasmo
- Gran atención a los detalles y capacidad para realizar múltiples tareas, entendiendo que ninguna tarea es demasiado pequeña para el éxito.
- Experto en tecnología
- Competente con Microsoft Excel y Office.
- Suites de Adobe
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