Métier Creative busca un asistente ejecutivo de tiempo completo para los cofundadores (ubicado en Toronto).
Usted está:
Una persona bien versada, conocedora de las redes sociales y familiarizada con el mundo de la publicidad digital. Eres optimista, alegre, confiado y extremadamente organizado. Siempre estás diez pasos por delante y por encima de todo. Es un pensador agudo y un gran solucionador de problemas que es ingenioso y aborda todas las tareas con una actitud mental positiva. Habla bien, está orientado al servicio, afable y accesible. Está dispuesto a hacer un esfuerzo adicional para apoyar a su equipo. Tiene una capacidad innata para realizar múltiples tareas y adaptarse al entorno rápidamente cambiante de la puesta en marcha al ritmo de la cara.
Brindando apoyo de muchas maneras, trabajará en estrecha colaboración con los cofundadores en el día a día, así como con todos los miembros del equipo tanto en Nueva York como en Toronto.
Deberes y responsabilidades:
- Ayudar con las necesidades diarias de las tareas de los cofundadores (en Toronto y Nueva York) (que incluyen, entre otras: programar llamadas de clientes o reuniones en persona, coordinar cambios de horario o reservas [p. ej. citas], organización de obsequios y correos relacionados con el cliente, asistencia en recados personales, organización de tareas administrativas papeleo, etc.)
- Ayudar con las reservas de viajes de toda la empresa. (Incluyendo, pero no limitado a: Vuelo y opciones de vuelo comparables, cambios de vuelo, alojamiento de viaje, hoteles, servicio de automóvil, etc.)
- Ayudar con el administrador relacionado con la oficina en Toronto y Nueva York (incluidos, entre otros: Compra y devolución de suministros, mobiliario, equipo, cuestiones relacionadas con la tecnología [p. ej. Cable, WiFi, etc.], catering, eventos únicos o fuera de las instalaciones, etc.)
- Mantenga presupuestos para viajes para realizar un seguimiento de los gastos totales facturables y no facturables. Trabajar con el productor principal y los cofundadores para preparar un documento de presupuesto maestro (es decir, una hoja de cálculo de Google) para realizar un seguimiento de todos los costos incurridos y lo que es cliente vs. Gastos relacionados con la agencia.
- Ayudar con la investigación de primer paso para nuevas oportunidades comerciales, proyectos de investigación, auditorías competitivas, posibles contrataciones (es decir, revisar el currículum, la carta de presentación y la llamada de preselección)
- Brindar apoyo al equipo de producción tanto en preproducción como en posproducción (incluyendo, pero no limitado a: Retiros y devoluciones de ropa, retiros y devoluciones de accesorios, abastecimiento de servicios de catering, exploración de ubicaciones, alquiler de equipos, alquiler de automóviles, reserva de viajes, gestión de facturas de autónomos o proveedores, firma de acuerdos por parte de los cofundadores para contratos o proveedores, etc.)
- Asistir en el sitio con sesiones de fotos (incluidas, entre otras: solicitudes relacionadas con el catering, solicitudes relacionadas con el estilo, solicitud de fotógrafo / camarógrafo / equipo creativo, carreras varias, etc.)
- Trabaje en estrecha colaboración con el contador y el director financiero para ayudar a administrar los gastos, la facturación y la facturación de Toronto y Nueva York.
Educación y experiencia preferidas:
- Licenciatura
- 1-3 años de experiencia en una empresa relacionada con las comunicaciones e idealmente en una agencia creativa
- Fuertes habilidades organizativas / de gestión del tiempo con capacidad para priorizar / trabajar con una supervisión mínima
- Competente en una computadora MAC
- Gran conocimiento de Google Docs, Google Slides, Google Spreadsheets
- Organización impecable y flexibilidad para adaptarse rápidamente a los cambios.
- Comunicación asombrosa y el deseo de nunca dejar de aprender o crecer.
Envíe su currículum y carta de presentación por correo electrónico a [email protected]