Esta función de contratación directa a tiempo completo respalda al director ejecutivo, al director de operaciones y al director general. El candidato ideal será un gerente de proyectos autosuficiente y altamente organizado y que tenga habilidades avanzadas de MS Office. Debe sentirse cómodo trabajando desde una oficina en casa y tomando la dirección remota.
Responsabilidades
- Tareas administrativas diarias, mantener y recopilar hojas de cálculo
- Responder a correos electrónicos y llamadas telefónicas de proveedores o miembros
- Priorice y escale las solicitudes de los miembros con seguimiento de seguimiento
- Administre calendarios, configure llamadas y videoconferencias, programe citas
- Solicite suministros de oficina para los empleados que trabajan desde casa, administre el presupuesto de suministros, ayude con las nuevas políticas y el protocolo de la oficina
- Realice un seguimiento y organice los gastos de oficina actuales y los formularios de viaje anteriores, actualice los sistemas financieros
- Mantener un conjunto de prioridades de carga de trabajo para el gerente general y / o director de operaciones
- Gestión y seguimiento de proyectos para finanzas, recursos humanos, comercialización y marketing, eventos en línea / redes sociales, eventos virtuales para empleados y comunicaciones
- Puede ayudar con algunas relaciones con los empleados, comunicaciones con el personal, investigación y trámites discretos de recursos humanos.
- Servir de enlace y servir como referencia para los gerentes de departamento, el equipo interno y los empleados con preguntas e información general.
Requisitos
- Normalmente requiere una licenciatura o un título de asociado.
- MS Office competente en Word, PowerPoint y habilidades avanzadas de Excel (tablas dinámicas y gráficos)
- Debe tener de 4 a 6 años o más de experiencia en una capacidad administrativa que apoye a los gerentes senior o el apoyo ejecutivo
- Se prefiere experiencia en QuickBooks, Concur o en sistemas financieros, pero no es obligatorio
- Historial comprobado con gestión de proyectos, seguimiento y delegación de cargas de trabajo
- Técnicamente conocedor. Debe estar dispuesto a aprender sistemas financieros y software CRM.
- Alto nivel de servicio y confidencialidad con clientes, empleados e información sensible
- Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación verbal y escrita
- Capacidad para trabajar solo, administrar el tiempo, iniciar proyectos, mantenerse positivo y enfocado
- Deseo de marcar la diferencia y crear nuevas formas de completar las actividades y la finalización del proyecto.
- Deseo de crecer dentro del equipo y la empresa para ser un Project Manager virtual o un Asistente Ejecutivo Senior o parte del equipo de comercio electrónico.
Este es un rol de tiempo completo virtual de contratación directa con horas de trabajo en la zona PST.
Agradable tener: alguien en el área de Los Ángeles o en la misma zona horaria, pero no es obligatorio. Una conducta útil, paciente y positiva es de gran ayuda. La experiencia previa de asistente ejecutivo remoto sería ventajosa (no requerida). Experiencia previa con aplicaciones de administración de proyectos como Asana o los lunes (no requerida).
El horario es de tiempo completo durante el horario comercial estándar de lunes a viernes. Compensación salarial, beneficios completos, tiempo libre remunerado, beneficios para empleados y reembolso total de gastos. El pago se basa en la experiencia. Incluya todas sus habilidades técnicas de oficina. Tenga en cuenta que es posible que se le solicite realizar pruebas de Excel en línea o enviar muestras de trabajo de hojas de cálculo.
Si esta función de contratación directa y virtual parece una buena combinación, ¡queremos saber de usted!
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