DMA United αναζητά έναν Executive Assistant πλήρους απασχόλησης για το γραφείο μας στην TriBeCa/Νέα Υόρκη. Ο Executive Assistant θα είναι υπεύθυνος για όλες τις πτυχές της διατήρησης του περιβάλλοντος γραφείου και της διατήρησης μιας ομαλής ροής εργασιών για τον οργανισμό. Αυτό περιλαμβάνει: συνολικές επιχειρηματικές δραστηριότητες για το πρακτορείο: διατήρηση της καθαριότητας των χώρων, αγορά προμήθειες, αποστολή: ταχυδρομείο, αγγελιοφόρος, διανυκτέρευση, Ειδικά έργα: δώρα διακοπών για πελάτες, δείπνο γραφείου/γενέθλια προσωπικού και εκδηλώσεις.
Ο ιδανικός υποψήφιος είναι ένας εξαιρετικά έξυπνος που ξεκινά από τον εαυτό του, με στάση «φτιάξτε το» και πάθος για αποτελέσματα. Ένας αληθινός επαγγελματίας με μια εκλεπτυσμένη εμφάνιση, μια ειλικρινή αγάπη και ενδιαφέρον για τη μόδα και την εμπειρία και την επιθυμία να συνεργαστεί με δημιουργικούς ανθρώπους. Εάν είστε οργανωμένοι και προσανατολισμένοι στη λεπτομέρεια, κάντε αίτηση.
Οι αρμοδιότητες είναι στις εξής κατηγορίες:
ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ
- Ανοίξτε το γραφείο καθημερινά και βεβαιωθείτε ότι όλα είναι έτοιμα για την εργάσιμη ημέρα.
- Διατηρήστε την κουζίνα, τους χώρους συνεδριάσεων, τα μπάνια και όλες τις προμήθειες (Τμήμα Τέχνης, Γραφείο, Καθαρισμός, Κουζίνα).
- Προετοιμαστείτε για εσωτερικές συναντήσεις (ρυθμίστε τον προβολέα), βεβαιωθείτε ότι τα τραπέζια συνεδριάσεων είναι καθαρά και διαθέσιμα για χρήση.
- Χαιρετίστε όλους τους πελάτες/επισκέπτες και παρέχετε ελκυστική εμπειρία συνεργασίας με το πρακτορείο.
- Διαχειριστείτε όλες τις υπηρεσίες γραφείου και τους εξωτερικούς προμηθευτές: λουλούδια, υδραυλικά, βάψιμο, καθαρισμό ανθρώπων, τζάμια κ.λπ.
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ:
- Διαχειριστείτε το συνολικό χρονοδιάγραμμα γραφείου, ειδικά για τον Διευθύνοντα Σύμβουλο.
ΤΗΡΗΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ
- Διαχείριση εντολών αγοράς.
- Αρχειοθέτηση όλων των νομικών και επιχειρηματικών εγγράφων – κάντε ψηφιακή καταγραφή του καθενός.
- Διαχειριστείτε Petty Cash και τραπεζικές εργασίες.
- Διαχειριστείτε messengers, FedEx, ταξινόμηση και διανομή εισερχόμενης αλληλογραφίας.
ΤΟ
- Εξοικειωθείτε με τη διαδικασία εργασίας όλων των τεχνολογιών που σχετίζονται με το γραφείο: πρόσβαση στο διαδίκτυο, τηλέφωνο, Wi-Fi, βάση δεδομένων.
- Διασύνδεση με άτομο πληροφορικής με προβλήματα, ενημερώσεις κ.λπ.
- Διαχειριστείτε επιχειρηματικούς λογαριασμούς κινητής τηλεφωνίας για ανώτερους συνεργάτες/εργαζομένους
ΤΗΛΕΦΩΝΟ
Πρωταρχική ευθύνη για τη διαχείριση/χειρισμό όλων των εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων, τη λήψη μηνυμάτων, τον έλεγχο των φωνητικών μηνυμάτων, την παρακολούθηση, όπως απαιτείται.
• Βοήθεια με τηλεφωνική επικοινωνία, ανά αίτημα ανώτερης διοίκησης.
Εμπειρία και προσόντα:
- Πτυχίο
- Τουλάχιστον 1-2 χρόνια σχετικής διοικητικής υποστήριξης / εμπειρίας μόδας ή μάρκετινγκ προτιμάται
- Ισχυρές διαπροσωπικές και επικοινωνιακές δεξιότητες τόσο προφορικά όσο και γραπτά.
- Ο ιδανικός υποψήφιος θα είχε εμπειρία/κατανόηση: μάρκες πολυτελούς τρόπου ζωής.
- Διορατικό, καινοτόμο και προσαρμόζεται καλά σε ένα δυναμικό και γρήγορο περιβάλλον.
- Ισχυρές δεξιότητες Microsoft office (Excel, Word, PowerPoint), Mac OS, InDesign.
Διαδικασία αίτησης:
Παρακαλούμε στείλτε email στα παρακάτω[email protected] με «Executive Assistant» στο θέμα.
- ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ.
- Συνοδευτική επιστολή που περιλαμβάνει τη σχετική εμπειρία και τις απαιτήσεις αποζημίωσης.