Bild mit freundlicher Genehmigung von SHADES OF GRAY
GRAUTÖNE, eine Mode-Event- und Fotoproduktionsfirma, stellt eine Teilzeit-Büroassistentin ein, die von ihrem Büro in DUMBO Brooklyn, New York, aus arbeiten soll.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle an 3 Tagen pro Woche und beinhaltet die Verantwortung für die Unterstützung des laufenden Agenturbetriebs. Die Position beinhaltet die praktische Arbeit mit und die Berichterstattung an den Agenturinhaber.
Zu den wichtigsten beruflichen Aufgaben gehören:
- Unterstützung des Agenturbetriebs in administrativer Rolle
- Beaufsichtigung und Wartung von Büroablagesystemen, sowohl physisch als auch digital, um die physische / digitale Parität zu gewährleisten
- Beaufsichtigung der Büropost - ein- und ausgehend, Portodruck, FedEx-Artikel nach Bedarf
- Übernehmen Sie die Führung bei internen Agenturprojekten: Aktualisierung und Pflege von Agenturinhalten, digitales Archiv, Social Media Accounts, Newsletter, Website
- Schnittstelle zwischen Agenturinhaber, Rechts- und Finanzberatung nach Bedarf
- Beaufsichtigen Sie die regulären Dienstkonten des Unternehmens, einschließlich FedEx, Messenger, Telefon, Internet usw.
- Führen Sie die Bürobedarfsliste und die Bürobedarfszählung, bestellen Sie bei Bedarf nach
- Persönliche administrative Unterstützung des Eigentümers nach Bedarf
Der ideale Kandidat für diese Position verfügt über:
- Wahre Leidenschaft für Organisation und Beständigkeit – Freude an der Entwicklung, Einhaltung, Durchsetzung und kontinuierlichen Verbesserung betrieblicher Abläufe Standards (von der Dateibenennung über das Archivierungsprotokoll bis hin zur Entwicklung von Vorlagen mit einheitlichen Schriftsystemen für die Etiketten auf den Ordnern im Kabinett)
- Hervorragende Fähigkeiten in der formellen Geschäftskommunikation, sowohl in Wort als auch schriftlich
- Professionelles Urteilsvermögen und Ethik sowie Geschäftssinn und Diskretion
- Starke analytische Fähigkeiten und eine besessene Liebe zum Detail – in der Lage sein, wichtige Informationen, Diskrepanzen, Aktualisierungen und Unterschiede in einer Umgebung mit hohem Informationsaufkommen schnell zu erkennen
- Extreme Fähigkeit, Informationen effektiv zu destillieren, zu organisieren und zu präsentieren – einschließlich der Erstellung von Präsentationen, Agenden, und Tabellenkalkulationen, die Kunden, Lieferanten und Partnern ebenso effektiv wichtige Informationen vermitteln, wie sie schön sind
- Ein Auge für Klarheit und ein klares und einfaches Design – jemand, der auf allen Kommunikationskanälen genau auf das Aussehen und die Haptik achtet
- Echte digitale Krippe – erkennen Sie den Unterschied zwischen einem 100 MB und 6 MB PDF und wissen Sie, wann jeder geeignet ist
- Fähigkeit zum rationalen Multitasking – mehrere laufende Initiativen in einer organisierten Weise aufrechtzuerhalten, die schnell an das Team kommuniziert werden kann
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auf der Grundlage der Unmittelbarkeit zu delegieren – Bewertung der aktuellen Arbeitsbelastung und Priorisierung basierend auf Ihr kontextuelles Bewusstsein für Kundentermine, situative Deadlines und interne Prioritäten
- Möglichkeit, sowohl Ihren Vorgesetzten als auch Ihre direkten Mitarbeiter proaktiv auf dem Laufenden zu halten
- Vollständige Beherrschung von Microsoft Word, Microsoft Excel, Apple Keynote, einschließlich erweiterter Formatierung und Funktionalität
- Volle Beherrschung von Mac OS und iOS
- Kenntnisse in der Adobe Creative Suite
- Bachelorabschluss mit einschlägiger Arbeits- und/oder Praktikumserfahrung
Die Vergütung entspricht der Erfahrung.
Mindestens drei professionelle Referenzen sind erforderlich und werden kontaktiert.
Bitte senden Sie Ihren PDF-Lebenslauf zusammen mit einer kurzen Beschreibung Ihres Interesses und Ihrer relevanten Erfahrungen an [email protected], Betreffzeile "Büroassistentin in Teilzeit."
Für weitere Informationen, besuchen Sie bitte www.shadesofgrey.co und verfolge die Arbeit der Agentur auf Instagram unter @shadesofgreyco.