TITEL: Assistentin im Bürobetrieb
JOB-STUFE: Assoziieren
BERICHTE AN: AVP, Betrieb
GELEGEN: NYC
JOBÜBERSICHT: Diese Position ist dafür verantwortlich, in unserem Flatiron/Nomad-Unternehmensbüro eine freundliche, einladende und professionelle Atmosphäre für alle Kunden, Besucher und Mitarbeiter zu schaffen. Diese Person muss in der Lage sein, Multitasking zu betreiben, damit sie die täglichen Aufgaben des Bürobetriebs und gleichzeitig die Aufgaben des Empfangsbegrüßers genau erledigen kann. Der Office Operations Assistant ist ein ausgefeilter, flexibler, organisierter Selbststarter, der eine Leidenschaft für das hat, was wir tun und begierig ist, zu lernen und dazu beizutragen ICP's Vision: "Unsere Kunden durch Schönheitsinnovationen und die Erzählung von Luxus zu inspirieren." Wie bei allen Positionen bei ICP ist diese Rolle verantwortlich für Förderung und Aufrechterhaltung der intrinsischen Unternehmenskultur, die die Kernwerte des Unternehmens fördert: Transparenz, Anerkennung, Verantwortlichkeit und Kommunikation.
Kernaufgaben:
- Begrüßen Sie Besucher (Gäste, Kunden, Verkäufer, Lieferungen) und unterstützen Sie sie bei Bedarf, einschließlich des Anbietens von Erfrischungen, der Unterstützung beim Aufbewahren von Mänteln / Gegenständen und der Bereitstellung von Anweisungen
- Bereitstellen von Informationen auf positive professionelle Weise für Besucher oder Anrufer, einschließlich rechtzeitiger und höflicher Beantwortung von Anrufen und E-Mails
- Bestellen, verfolgen, organisieren und ergänzen Sie Büro- und Vorratsbedarf
- Arbeiten Sie abteilungsübergreifend zusammen, um Meetings zu unterstützen, einschließlich der Bestellung von Speisen, der Koordination von Reiseplänen, der Erstellung von Reiserouten und des Abschlusses von Buchungen
- Unterstützen Sie Führungskräfte bei der Verwaltung von Reisearrangements und der Durchführung von Spesenabstimmungen
- Erhalten Sie eingehende Post und Kurierpakete und informieren Sie die NYC-Teammitglieder rechtzeitig über Besucher, Lieferungen und Pakete
- Sorgen Sie für einen Arbeitsplatz, der für unsere Luxusmarke und ein schönes offenes Büro repräsentativ ist, und halten Sie die gemeinsamen Büroräume sauber, ordentlich und organisiert
- Primärer Kommunikator für das Gebäudemanagement oder externe Auftragnehmer, um dringende Probleme mit den Büroeinrichtungen und/oder regelmäßigen Wartungsproblemen zu lösen
- Wöchentlich die Büropflanzen gießen
- Hauptakteur bei der Organisation regelmäßiger Büroveranstaltungen zur Unterstützung der einladenden Bürokultur
Um sich für diese Position zu qualifizieren, muss der bevorzugte Kandidat:
- Hochschulabschluss bevorzugt
- 1+ Jahr einschlägige Büro- oder Verwaltungserfahrung, inkl. Praktikumserfahrung
- Außergewöhnliche Fähigkeiten im Kundenservice, einschließlich eines positiven, freundlichen und aufgeschlossenen Umgangs mit allen Kontakten
- Überlegene Liebe zum Detail und Follow-Through
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Ausführung von Aufgaben
- Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Erstellung von Geschäftskorrespondenz
- Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen, einschließlich der Interaktion mit allen Ebenen von internen und externen Mitarbeitern
- Flexibilität und Initiative -- ein Teamplayer, der auch einfallsreich und in der Lage ist, selbstständig zu arbeiten
- Eine ausgefeilte, professionelle Art im Einklang mit der Kultur und den Werten von ICP
- Problemlösungsfähigkeiten sowie Gelassenheit bewahren, wenn es mal nicht rund läuft
- Strategisches Zeitmanagement, zuverlässig und schnell sein
Die Vergütung umfasst ein konkurrenzfähiges Gehalt, eine subventionierte Krankenversicherung, firmengesponsertes Leben/LTD Versicherung, 401K-Sparplan mit Match, großzügiger PTO-Zeitplan, berufliche Entwicklung und mehr.
Interessierte und qualifizierte Kandidaten senden ihren Lebenslauf an [email protected] mit dem Thema. Leitung: "OOA – Anwendung”
Weitere Informationen finden Sie unter https://www.icperfumes.com/work-with-us/