Foto: Sarah Flint
Sarah Flint sucht einen enthusiastischen, gut organisierten Kandidaten für unser wachsendes Team als Executive Assistant und Office Manager. Diese Position erfordert akribische Liebe zum Detail, Problemlösungsfähigkeiten und Selbstmanagement. Sie unterstützen die CEO und sind verantwortlich für die Aufrechterhaltung ihres Zeitplans, die Buchung von Reisen und die täglichen Verwaltungsaufgaben. Darüber hinaus sind Sie für das Tagesgeschäft aller Bürodienste verantwortlich. Sie sind Ansprechpartner für die Mitarbeiter von Sarah Flint, das erste Teammitglied, das unsere Gäste begrüßt, und die Verbindungsperson für unsere Büroverkäufer. Sie stellen sicher, dass die Marke Sarah Flint bei all Ihren Interaktionen sowohl intern als auch extern gut vertreten ist.
Verantwortlichkeiten:
- Kalender und Zeitplan für den CEO verwalten
- Buchung nationaler und internationaler Reisen, Erstellung von Reiserouten für jede Reise und Sicherstellung, dass die entsprechenden Parteien über den Zeitplan informiert werden
- Stellen Sie sicher, dass der CEO alle Aufgaben abgehakt hat – von der Beantwortung von E-Mails bis zur Buchung von Glamsquads
- Diverse administrative und persönliche Aufgaben für den CEO nach Bedarf
- Enge Zusammenarbeit mit dem Head of Operations, um sicherzustellen, dass das Büro immer reibungslos funktioniert
- Aufrechterhaltung der Ästhetik und Organisation des Büros, einschließlich der Wartung des Ausstellungsraums, der Besprechungsräume, des Vorratsschranks, der Speisekammer und des Empfangsbereichs. Alle Räume sollen entlocken Oohs und Aahs wenn betreten.
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter (z.B. Computer bestellen, verschiedene Accounts einrichten, neue Desks einrichten etc.)
- Pflegen Sie Lieferantenbeziehungen für alle bürobezogenen Geräte und Verbrauchsmaterialien und stellen Sie sicher, dass alle Verbrauchsmaterialien vorhanden sind sind voll ausgestattet (d. h. Drucker, Telefonservice, Internetservice, Reinigungsservice, Speisekammer, etc.)
Berufliche Qualifikationen:
- Mindestens 2 Jahre EA- oder Verwaltungserfahrung
- Eine unglaubliche Fähigkeit zum Multitasking und starke Zeitmanagementfähigkeiten
- Detailorientiert am Fehler - dreifach prüft alles und lässt keine Frage unbeantwortet. Die Leute sind immer beeindruckt von Ihrer To-Do-Liste!
- Die Fähigkeit, die Bedürfnisse des CEO vorherzusehen, damit Sie immer zwei Schritte voraus sind
- Gesunder Menschenverstand und eine Macher-Einstellung, keine Aufgabe ist zu klein
- Ein Meister in MS Office, Google Suite und die Fähigkeit, neue Systeme schnell zu erlernen
- Sie sind ein Chamäleon der Menschen, Sie sind in der Lage, sich an jede Situation anzupassen, sich mit jedem zu verbinden und klar zu kommunizieren, von unserem täglichen FedEx-Lieferanten bis hin zu einem leistungsstarken CEO
- Muss Schokoladenkekse lieben
Email [email protected] mit Lebenslauf und Anschreiben