Die Duftstiftung ist eine Branchenorganisation, die sich zum Ziel gesetzt hat, ihren Mitgliedsunternehmen als Ressource für Branchenexpertise, Innovation und Bildung zu dienen. Leidenschaftlich gewidmet, um das Bewusstsein und die Wertschätzung von Düften in all ihren Formen zu steigern. Zur Verstärkung unseres engmaschigen Teams suchen wir einen Koordinator.
Hauptverantwortlichkeiten:
Büro
- Telefone annehmen und Anrufe weiterleiten
- Pflege des Bürobedarfsinventars durch Bestimmung der Lagerbestände; antizipieren benötigter Vorräte; Bestellungen für Lieferungen aufgeben und den Eingang der Lieferungen überprüfen
- Sicherstellen des Betriebs von Bürogeräten und Beheben von Störungen; zur Reparatur rufen
- Unterstützung bei der Aktualisierung und Pflege von Websites und sozialen Medien
- Bearbeitung von Kundenanfragen
- Recherche und Faktencheck für mitgliedschafts- und branchenbezogene Nachrichten
- Verwalten Sie den Kalender des Präsidenten, indem Sie Besprechungen, Konferenzen, Telefonkonferenzen und Reisen (nach Bedarf) planen und planen.
- Behalten Sie Quittungen im Auge und verwalten Sie die Ausgaben der Stiftung mit Bookkeeper
- Texte, Daten und Grafiken transkribieren, formatieren, eingeben, bearbeiten, abrufen, kopieren und übertragen
- Ablagesysteme pflegen
Veranstaltungen
Eventplanung und Produktion
- Sammeln Sie aggressiv Informationen zu jedem Projekt, um hochwertige Eventproduktionen zu erzielen
- Führen Sie Recherchen durch, machen Sie Besuche vor Ort und finden Sie Ressourcen, die den Mitarbeitern helfen, Entscheidungen über Veranstaltungsmöglichkeiten zu treffen
- Unterstützen Sie bei der Verwaltung der Produktion vor Ort und räumen Sie bei Bedarf für Veranstaltungen auf
- Bereiten Sie Namensschilder, Materialien, Notizbücher, Pakete, Geschenktüten, Registrierungslisten, Sitzkarten usw. vor.
- Schließen Sie alle Veranstaltungen nach Bedarf
Veranstaltungsverwaltung:
- Unterstützung bei der Erstellung von Budgets und Bereitstellung regelmäßiger Fortschrittsberichte an die Personalleiter für jedes Veranstaltungsprojekt
- Behalten Sie den Überblick über die Finanzen der Veranstaltung, einschließlich Scheckanfragen, Rechnungsstellung und Berichterstattung
- Koordinieren Sie Termine und Besuche, um unseren Raum zu sehen, und planen Sie Veranstaltungen im Kalender
- Vorbereitung und Änderung von Veranstaltungsverträgen nach Bedarf
- Registrierungsprozesse und Quittungen erstellen und verwalten
- Zusammenarbeit mit Teammitgliedern bei Branding, Logistik und anderen Details
- Ordnen Sie die Liste der eingeladenen Personen an und verfolgen Sie die RSVPs
- Check-in-Begrüßung und Gästeführung vor Ort
Qualifikationen:
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich Schreiben, Korrekturlesen und Sprechen
- Fähigkeit, mehrere Projekte und Arbeitsaufträge von einer Vielzahl von Mitarbeitern zu verwalten
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten sowohl persönlich als auch telefonisch, mit hoher Professionalität
- Fähigkeit, Projekte mit wenig Aufsicht durchzuführen
- Fantastische Kundenservice-Ethik und hohe Erwartungen an die Qualität
- Bachelor-Abschluss bevorzugt; umfangreiche Berufserfahrung kann den Abschluss ersetzen
- Mindestens 1 Jahr Erfahrung in der Büroverwaltung
- Mindestens 1 Jahr Erfahrung in der Koordination von Sonderveranstaltungen
- Sicherer Umgang mit iMac, iPad und iPhone mit den neuesten Versionen von Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access und Seriendruck; E-Mail- und Websuchen
Bewerben: Lebenslauf und Anschreiben senden an [email protected]
Termin: Freitag, 20. November 2015