Boutique-Immobilienfirma Robin Zendell & Associates sucht eine talentierte Person, die ihr Team als Teilzeit-Office-Administrator & -Assistent unterstützt. Wir vertreten führende Marken in den Bereichen High Fashion, Beauty, E-Commerce sowie Lifestyle- und Luxusgüter-Einzelhandel und bieten maßgeschneiderte Dienstleistungen die Bedürfnisse unserer individuellen Kunden - von der Positionierung von Elite-Flaggschiffen im Einzelhandel über die Strategie und Verhandlung von stationären Rollouts bis hin zur Berichterstattung über Markt und Branche Tendenzen. Dies ist eine einzigartige Gelegenheit, Teil eines wachsenden Unternehmens zu werden und Einblicke in die Einzelhandels- und Immobilienbranche in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld zu erhalten.
Überblick:
Der Teilzeit-Büroadministrator & Assistent bietet administrative, leitende und immobilienwirtschaftliche Unterstützung. Der Teilzeit-Büroadministrator & Assistent ist für das Büromanagement, die Geschäftsführung und die Immobilienverwaltung zuständig.
Verantwortlichkeiten:
Büromanagement
- Sorgen Sie proaktiv für den reibungslosen Betrieb des Büros, einschließlich der Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und der Wartung von Ausrüstung und Sauberkeit
- Bieten Sie täglich administrative Unterstützung: Telefon, E-Mail, Kalender und Besprechungen, Tippen und Archivieren
- Pflegen Sie Beziehungen zu externen Lieferanten und verwalten Sie Konten, bezahlen Sie Rechnungen wie angewiesen und verwalten Sie die Portokasse
- Pflegen und verwalten Sie alle digitalen und Papier-Office-Dateien und -Konten
- Bearbeitung aller ausgehenden/eingehenden Post und Pakete (USPS, FedEx, UPS, DHL, Kurier)
- Besorgungen machen
- Technischer Support und Fehlerbehebung bei Bedarf
Unterstützung der Geschäftsführung
- Koordinieren Sie nationale und internationale Reisen, einschließlich Reiserouten und Visa
- Pflegen Sie Kalender und Termine nach Bedarf
- Erledige ausgewählte persönliche Aufgaben im Namen des Gründers
Immobilie
- Direkte eingehende Anfragen zu gewerblichen Immobilienangeboten und Pflege von Kontaktprotokollen
- Pflegen Sie aktuelle Gewerbeimmobilieneinträge über alle erforderlichen Kanäle
- Von Zeit zu Zeit Unterstützung bei der Gestaltung, dem Layout und der Kopie für Präsentationsmaterialien, Karten und Flyer, die für Kundenbesichtigungen und -projekte verwendet werden sollen
- Erstellen und Aktualisieren von Marketing-Flyern, einschließlich der Verwaltung von E-Mail-Listendiensten
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen, Kopien und anderen Dokumenten für Meetings und Kunden, falls erforderlich
Qualifikationen:
- Bachelorabschluss von Vorteil, einschlägige Berufserfahrung zwingend erforderlich
- Kenntnisse in Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) und Mac-Plattformen
- Nachgewiesene Fähigkeit zum effektiven Multitasking mit außergewöhnlichem Urteilsvermögen in einer schnelllebigen Umgebung bei gleichzeitiger Beibehaltung einer flexiblen und positiven Einstellung
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, detailorientiert und versiert in der Problemlösung
- Nachgewiesene Erfahrung bei der Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Kenntnisse in Immobilien, Mode & Luxus wünschenswert
- Kenntnisse in Adobe Photoshop, Illustrator und InDesign von Vorteil
Der ideale Kandidat ist ein hochorganisierter und proaktiver Teamplayer. Robin Zendell & Associates ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit.
Bevorzugtes Anfangsdatum: Sofort
Um sich zu bewerben Senden Sie Folgendes an [email protected]
- Ein Anschreiben mit Verfügbarkeit zum Startdatum
- Aktueller Lebenslauf