Billede med tilladelse fra SHADES OF GRAY
SKYGGER AF GRÅ, en modebegivenhed og fotoproduktionsvirksomhed, ansætter en kontorassistent på deltid, der skal have base fra sit kontor i DUMBO Brooklyn, New York.
Dette er en deltidsstilling på 3 dage om ugen, og omfatter ansvar for at bistå med igangværende agenturoperationer. Stillingen vil indebære praktisk arbejde med og rapportering til ejeren af bureauet.
Primære ansvarsområder omfatter:
- Støtte agenturets drift i administrativ rolle
- Overvåge og vedligeholde kontorets arkiveringssystemer, både fysiske og digitale, hvilket sikrer fysisk / digital paritet
- Overvåge kontormail - indgående og udgående, udskrivning af porto, FedEx -varer efter behov
- Tag forspring i interne agenturprojekter: opdatering og vedligeholdelse af bureauindholds digitale arkiv, konti på sociale medier, nyhedsbrev, websted
- Grænseflade mellem bureauejer, juridisk og finansiel rådgivning efter behov
- Overvåg almindelige firmakonti, herunder FedEx, messenger, telefon, internet osv.
- Opretholde kontorforsyningsliste og antal kontorforsyninger, ombestil efter behov
- Personlig administrativ bistand til ejer efter behov
Den ideelle kandidat til denne stilling vil besidde:
- Ægte passion for organisation og konsistens - nydelse ved at udvikle, overholde, håndhæve og løbende forbedre driften standarder (fra filnavngivelse og arkiveringsprotokol, til udvikling af skabeloner med konsekvente skrifttypesystemer til etiketterne på mapperne i skab)
- Fremragende formelle forretningskommunikationsevner, både mundtlige og skriftlige
- Professionel dømmekraft og etik, samt forretningsforståelse og diskretion
- Stærke analytiske evner og obsessiv opmærksomhed på detaljer-hurtigt at kunne identificere nøgleinformation, uoverensstemmelser, opdateringer og forskelle inden for et informationsmiljø med store mængder
- Ekstrem evne til effektivt at destillere, organisere og præsentere information - herunder at oprette præsentationer, dagsordener, og regneark, der er lige så effektive til at kommunikere nøgleinformation til kunder, leverandører og partnere, som de er smukke
- Et øje for klarhed og rent og enkelt design - en person, der er meget opmærksom på udseende og følelse på tværs af alle kommunikationskanaler
- Ægte digital fødsel - find forskellen mellem en 100 MB og 6 MB PDF, og ved, hvornår hver er passende
- Evne til rationelt multi-task-vedligehold flere igangværende initiativer på en organiseret måde, der hurtigt kan kommunikeres til teamet
- Evne til at prioritere og delegere baseret på umiddelbarhed - vurdering af den aktuelle arbejdsbyrde og prioritering baseret på om din kontekstuelle bevidsthed om klientfrister, dealbreaker situationelle deadlines og interne prioriteter
- Mulighed for at holde både din vejleder og direkte rapporter proaktivt opdateret
- Fuld beherskelse af Microsoft Word, Microsoft Excel, Apple Keynote, inklusive avanceret formatering og funktionalitet
- Fuld beherskelse af Mac OS og iOS
- Kendskab til Adobe Creative Suite
- Bachelor med relevant arbejde og/eller praktikoplevelse
Erstatning står i rimeligt forhold til erfaring.
Mindst tre faglige referencer er påkrævet og vil blive kontaktet.
Send dit PDF -CV sammen med en kort beskrivelse af din interesse og relevante erfaring til [email protected], emnelinje "Kontorassistent på deltid. "
For mere information, besøg venligst www.shadesofgrey.co og følg bureauets arbejde på Instagram kl @shadesofgreyco.