Linder New York er et luksus herretøjsfirma beliggende i Lower East Side og åbner vores første mursten i Soho i efteråret. Vi leder efter en kontoransvarlig på deltid, der nyder et hurtigt/mangefacetteret arbejdsmiljø med tidligere erhvervserfaring og en interesse i at arbejde for en selvstændig virksomhed.
Formål og anvendelsesområde: Hjælp til med administrative funktioner.
VIGTIGE ANSVAR:
• Administrer indgående telefonopkald og beskeder, besvarelse af grundlæggende anmodninger om oplysninger og opdater kalender dagligt, ugentligt og månedligt; inklusive alle aftaler, møder og konferenceopkald.
• Administrer kalenderen, herunder planlægning af møde/ aftaler (lokal, uden for lokalområdet, i udlandet), bekræftelse deltagere forud for møder, forberedelse af mødedokumenter og reservering af passende plads/ support værktøjer.
• Opret daglig rejseplan, der indeholder kontraktnumre, mødesteder osv. Deltag i møder og tag notater efter behov.
• Opret notater, mødedagsordener og regneark; holde opdateret organisationsdiagram.
• Registrer al ferie, personlig og syg tid for afdelingen og koordiner alle rejsearrangementer.
• Opret udgiftsrapporter for ledere
• Ansvarlig for generel fakturahåndtering og kodning.
• Administrer alle indgående og udgående messenger- og kurerpakker for hele afdelingen. Konsolider forsendelsen for at reducere omkostningerne.
• Assistere med særlige projekter, der tildeles, såsom årlige gennemgangsbindere, procesmanualer og forskellige andre analytiske projekter.
• Generelle administrative opgaver såsom udskrivning, arkivering, forsendelse, sporing af brug af kontorartikler.
• Generelle kontorledelsesopgaver såsom afdelingsopmærksomhedsregistre, spidsbelastningsferie/ sommerdækning kalender, medarbejderpolitisk administration og faciliteter support (dvs. computer-/ systemproblemer/ helpdeskanmodninger og følge efter.)
KVALIFIKATIONER:
• Højskoleeksamen foretrækkes.
• Minimum 2 års erfaring med administrativ støtte i et kreativt/ dynamisk miljø, gerne på Executive Level.
• Færdighed i Word og Excel: iWork's
• Stærke skriftlige og verbale kommunikationsevner; herunder evnen til at kommunikere med andre på en professionel måde.
• Kan hurtigt tilpasse sig ændrede forretningskrav.
• Sæt prioriteter, overhold deadlines og følg med.
AT ANSØGE: Send din online profil igennem www. StyleCareers.com eller e -mail -CV til Dillon på [email protected].