TITEL: Kontordriftsassistent
JOBNIVEAU: Associeret
RAPPORTERER TIL: AVP, Drift
BEFINDE SIG: NYC
JOBOVERSIGT: Denne stilling er ansvarlig for at etablere en venlig, imødekommende og professionel atmosfære i vores Flatiron/Nomad virksomhedskontor for alle kunder, besøgende og medarbejdere. Denne person skal være i stand til at multitaske, så de nøjagtigt kan varetage det daglige kontordriftsansvar, mens de håndterer receptionens velkomstopgaver. Kontordriftsassistenten er en poleret, fleksibel, organiseret, selvstartende, der har en passion for det, vi laver og er ivrig efter at lære og bidrage til ICP's vision, "At inspirere vores kunder gennem skønhedsinnovationer og fortællingen om luksus." Som med alle stillinger hos ICP er denne rolle ansvarlig for fremme og vedligeholde den iboende virksomhedskultur, der fremmer virksomhedens kerneværdier: gennemsigtighed, anerkendelse, ansvarlighed og Meddelelse.
Kerneansvar:
- Tag imod besøgende (gæster, klienter, sælgere, leveringer) og hjælp dem med behov, inklusive at tilbyde forfriskninger, hjælpe med opbevaring af frakker/ejendele og give vejledning
- Give oplysninger på en positiv professionel måde til besøgende eller den, der ringer, herunder rettidig og høflig besvarelse af opkald og e-mails
- Bestil, spor, organiser og genopfyld kontor- og spisekammerartikler
- Samarbejd på tværs af afdelinger for at yde support til møder, herunder bestilling af mad, koordinering af rejseplaner, lave rejseplaner og gennemføre reservationer
- Støtte ledere med at administrere rejsearrangementer og gennemføre udgiftsafstemninger
- Modtag indgående post- og kurerpakker, mens du giver rettidig besked til NYC-teammedlemmer om besøgende, leveringer og pakker
- Vedligeholde en arbejdsplads, der repræsenterer vores luksusmærke og smukke åbne kontor, herunder at holde fælles kontorlokaler rene, pæne og organiserede
- Primær kommunikatør til bygningsledelsen eller eksterne entreprenører for at løse eventuelle presserende problemer med kontorfaciliteter og/eller regelmæssige vedligeholdelsesproblemer
- Vand kontorplanterne ugentligt
- Nøglespiller i at organisere regelmæssige kontorarrangementer for at understøtte den inviterende kontorkultur
For at være berettiget til denne stilling vil den foretrukne kandidat have:
- Universitetsgrad foretrækkes
- 1+ års relevant kontor- eller administrativ erfaring, inklusive praktikerfaring
- Enestående kundeservicefærdigheder, herunder at bruge en positiv, venlig, udadvendt tilgang med alle kontakter
- Overlegen opmærksomhed på detaljer og gennemgang
- Fremragende organisatoriske færdigheder og en dokumenteret track record for udførelse af opgaver
- Stærke mundtlige og skriftlige kommunikationsevner, herunder udarbejdelse af forretningskorrespondance
- Evne til at opbygge relationer, herunder interaktion med alle niveauer af interne og eksterne medarbejdere
- Fleksibilitet og initiativ - en teamplayer, der også er ressourcestærk og i stand til at arbejde selvstændigt
- En poleret, professionel måde i overensstemmelse med ICP kultur og værdier
- Problemløsningsevner samt bevare roen, hvis tingene ikke går glat
- Strategiske tidsstyringsevner, vær pålidelig og hurtig
Kompensationen inkluderer en konkurrencedygtig løn, subsidieret sygeforsikring, selskabssponseret Life/LTD forsikring, 401K opsparingsplan med match, generøs PTO tidsplan, faglig udvikling og meget mere.
Interesserede og kvalificerede kandidater skal sende CV til [email protected] med emnet. linje: "OOA – Ansøgning”
Yderligere information kan findes på https://www.icperfumes.com/work-with-us/