Billede udlånt af Small Girls PR
Foto: Small Girls PR
Jobbets mission
PR for små piger søger entusiastisk, organiseret, gåpåmodig med 2+ års erfaring for at blive en del af vores voksende team.
Kontorchefen skal have en Pepper Potts-lignende hang til organisation og detaljer sammen med drevet og kommandoen fra Starship Enterprises kaptajn Kirk. At yde meningsfulde bidrag til teamet, opretholde en afbalanceret og rolig holdning under stress og at drive kontoret, som du ejer det, er nøglen til denne rolle (læs: kanalisering af en moderne, dårlig Joan Holloway).
Ideelle kandidater vil have en bachelorgrad og 2+ års kontorsupport eller assistenterfaring i et tempofyldt miljø.
Rolleansvar og resultater
- Oprethold et organiseret og veldrevet kontorlokale
- Oprethold en ren og organiseret arbejdsplads
- Oprethold dokumentation for, hvor alt er på kontoret i layout og opretholde denne organisation
- Køb kontorartikler og lav en opgørelse over nuværende forsyninger for at købe mere, før en vare løber tør
- Håndtering af leverandørrelationer og koordinering heri for det nuværende SGPR-hovedkvarter og eventuelle fremtidige kontorlokaler: Verizon, Con-Ed, National Grid, Super, udlejer, rengøringsdame, forsikringsadvokater, sundhedsagenter, entreprenører osv. sikre, at de bliver betalt til tiden
- Overhold kontorrengøringsplanen og kør opvaskemaskinen dagligt
- Kontakt til IT-virksomhed for opsætning og vedligeholdelse af kontorcomputere, scanner, printer og wifi
- Idéer og koordinerer indretning, der ville forbedre kontorets æstetik eller effektivitet
- Oprettelse & organisering af klientbindere
Ansvarlig for økonomisporing og dokumentation samt yde support på stedet til vores fjernbogholder
- Deponer klientchecks to gange om ugen, og rapporter nye checks til bogholder dagligt
- Spor og rapporter klientudgifter til bogholder
- Anmode og behandle udgiftsrapporter fra medarbejdere, rapportering til bogholder to gange om måneden
- Spor kvitteringer og kategoriser udstrømning af penge på firmakonto
- Kvitteringsarkivering og organisering
Assistere HR lead med onboarding af nye medarbejdere
- Videresend alle indgående e-mails til ansættelse
- Forbered dig på ankomsten af nye medarbejdere ved at sætte arbejdsstationer op, få lavet nøgler og købe visitkort
- Tilføj nye medarbejdere til alle de interne systemer
Virksomhedskultur
- Indgyd positivitet i arbejdsmiljøet gennem forskellige midler (attitude, aktiviteter)
- Tag ansvaret for medarbejderfester: fødselsdage, jubilæer og afgørende øjeblikke med kreativitet og omtanke
- Planlæg personalefrokoster en gang om måneden og teambindingsaktiviteter en gang hvert kvartal
- Bidrage til klient-brainstorms efter ønske
- Køb og send gaver til kunder og forbindelser
Forbindelse mellem små piger øst og vest
- Book rejsearrangementer, når hold rejser mellem kyster
- Koordinere bi-kyst teambuilding initiativer
- Koordiner deling af teamkalender og administrer opdateringer mellem kontoret
- Tjen som holdkammerat til SGPR NY Office Manager
Kompetencer — Eksempler omfatter
- Detaljeorienteret — Kan opdage en tastefejl en kilometer væk, flittig med formatering, dobbelttjekker alt to gange og glemmer eller går aldrig glip af en deadline.
- Self-starter — Du er begejstret over muligheden for at eje hele projekter og opgaver. Du føler dig helt tryg ved at være selvstændig.
- Kreativ — Du elsker at finde på nye og eksperimenterende måder at få kontoret til at køre ekstra glat og fejre dine teammedlemmer.
- Effektiv — Du er i stand til at arbejde hurtigt uden at ofre arbejdskvaliteten.
- Balanceret — i stand til at forblive balanceret og rolig under stress.
- Tilpasningsevne – Du tilpasser dig hurtigt til skiftende prioriteter og håndterer kompleksitet og forandring effektivt.
Andre ting af særlig opmærksomhed:
- Årlig ferie, på os. Tjek tidligere ud på Instagram kl https://www.instagram.com/explore/tags/sgpretreat/
- 401(k): Bedre end matchende, for 2016 vil Small Girls bidrage med 3 % af din årsløn til din pensionsopsparing, uanset om du bidrager for året eller ej.
- Glad arbejdsmiljø: Sjov og produktiv arbejdsplads, ikke-konkurrencedygtig (medarbejdere anerkendes for at sikre sig placeringer for kunder uden for deres direkte domæne og hjælpe andre hub-teams), Alle holdes ansvarlige for at støtte holdet.
- Stærk virksomhedskultur: Gruppearrangementer (massage- og yogadage! tøjdage med tema! klatreudflugter! Festligheder (fødselsdage! præstationer! ungkarle! helligdage!) Medarbejdere bemyndiget til at vedligeholde og iværksætte kulturaktiviteter (alle henter et stykke SGPR-kagen i deres egen interesse for at sætte deres andel i at gøre denne virksomhed til det bedste sted at være en del af).
At ansøge
Ansøg ved at maile [email protected] med LA OFFICE MANAGER i emnelinjen, så kontakter vi dig!