Foto: Sarah Flint
Sarah Flint leder efter en entusiastisk, meget organiseret kandidat til at deltage i vores voksende team som Executive Assistant og Office Manager. Denne stilling kræver omhyggelig opmærksomhed på detaljer, problemløsningsevner og selvledelse. Du vil støtte administrerende direktør og være ansvarlig for at vedligeholde hendes skema, booke rejser og daglige administrative opgaver. Du vil også være ansvarlig for den daglige drift af alle kontortjenester. Du vil fungere som et kontaktpunkt for Sarah Flint -medarbejdere, det første teammedlem, der hilste på vores gæster, og forbindelsen til vores kontorselskaber. Du vil sikre, at Sarah Flint -brandet er godt repræsenteret gennem alle dine interaktioner, både internt og eksternt.
Ansvar:
- Administrer kalender og tidsplan for administrerende direktør
- Booking indenlandske og internationale rejser, oprettelse af rejseplaner for hver rejse og sikring af, at de relevante parter orienteres om tidsplanen
- Sørg for, at administrerende direktør har markeret alle opgaver - lige fra e -mails, der besvares, til Glamsquads bliver booket
- Forskellige administrative og personlige opgaver for den administrerende direktør efter behov
- Arbejd tæt med driftschef for at sikre, at kontoret altid fungerer gnidningsløst
- Opretholde æstetik og organisering af kontoret, herunder vedligeholdelse af showroom, mødelokaler, skab, pantry og reception. Alle værelser skal fremkalde Åh og Aahs når indtastet.
- Hjælp til onboarding af nye medarbejdere (dvs. bestille computere, oprette forskellige konti, oprette nye skriveborde osv.)
- Oprethold leverandørrelationer for alt kontorrelateret udstyr og forsyninger, og sørg for alle forsyninger er fuldt udstyret (dvs. printer, telefontjeneste, internettjeneste, rengøring, køkkenkammer, etc.)
Jobkvalifikationer:
- Minimum 2 års EA eller administrativ erfaring
- En utrolig evne til multi-task og stærke tidsstyringsfærdigheder
- Detaljer orienteret efter en fejl - tredobbelt kontrollerer alt og lader aldrig et spørgsmål stå ubesvaret. Folk er altid ærefrygt for din huskeliste!
- Evnen til at forudse behovene hos den administrerende direktør, så du er altid to skridt foran
- Sund fornuft og en can-do-holdning, ingen opgave er for lille
- Et sus til MS Office, Google Suite og muligheden for hurtigt at lære nye systemer
- Du er en folkekamæleon, du er i stand til at tilpasse sig enhver situation, forbinde og kommunikere tydeligt med alle fra vores daglige FedEx-leveringsperson til en stærk administrerende direktør
- Skal elske chokoladekager
E -mail [email protected] med cv og følgebrev