Titel: Receptionist
Supervisor (er): Administrativ koordinator
KO Office:New York
Timer: 9:30 - 18:30
Karla Otto er et internationalt PR- og brandstrategibureau for luksus, mode, skønhed, livsstil, kunst og design brancheledere.
Virksomheden har kontorer i otte byer verden over: Milano, Paris, London, New York, Los Angeles, Beijing, Hong Kong og Shanghai.
ANSVAR, OPGAVER, FÆRDIGHEDER
Receptionisten er ansvarlig for Front of House -området og administrationsopgaver, herunder at hilse på gæster og tilbyde dem en drink, besvarelse af telefoner, håndtering af virksomhedens henvendelser, sortering og distribution af post og understøttelse af ledende medarbejdere med tidsplan, transport og møde krav. Kandidaten skal have en entusiastisk can-do-indstilling.
- Lever altid fremragende kundeservice
- Behandl alle henvendelser på en professionel og høflig måde, personligt, over telefon eller via e-mail
- Kan styre opkald og tage beskeder til personalet
- Ansvarlig for receptionens udseende og for at sikre, at Front of House -området og mødelokaler til enhver tid holdes præsentable
- Hold et generelt øje med faciliteterne og rapporter eventuelle vedligeholdelsesproblemer til ledelsen og gennemskue processen
- Håndtere mødelokalplan; booking af mødelokale efter anmodning
- Vedligeholde og opdatere telefonudvidelser og telefonnumre og daglige timelister
- Opdater virksomhedsdækkende dokumenter efter behov
- Administrer og vedligehold kontorkatalog
- Administrer dagligvarer og stationære ordrer, vedligehold lagerbeholdninger hele tiden
- Foretag transport- og reservationsordninger for ledende medarbejdere
- Koordinere distributionen af post ind og ud af kontoret.
- Assistere med udøvende og operationelle projekter efter anmodning.
Nøgleattributter
- Kandidaten skal have en stærk kommunikation (både skriftlig og mundtlig på engelsk) og organiseringsevner
- Solide telefoniske færdigheder (håndtering af flere opkald på én gang) og være i stand til at arbejde under pres
- Udfører opgaver nøjagtigt, grundigt og med et skarpt øje for detaljer
- Meget motiveret og begejstret
- Stærk arbejdsmoral
- Skal være effektiv i Microsoft Outlook
- Skal være berettiget til at arbejde i USA
AT ANSØGE: Send dit CV til [email protected], emnelinje Receptionist.