The Wall Group er et fuldt integreret bureau, der fokuserer på at give sit talent den mest effektive og veludførte repræsentation. Med kontorer i både New York og Los Angeles er agenturet vokset til at repræsentere mode stylister, frisører, makeupartister, produktionsdesignere og bevægelses -DP'er. Fra redaktionelle, reklame eller kommercielle bookinger til langsigtede kontraktlige engagementer i mode-, underholdnings- eller godkendelsesarena, drager vores kunstnere fordel af uovertruffen professionalisme og kontakter med både high fashion og berømthed klientel.
Ansvaret omfatter, men er ikke begrænset til:
GENEREL
· Diskretion, professionalisme og fortrolighed er absolutte prioriteter, når man arbejder med den administrerende direktør. At balancere venlige varme relationer med alle medarbejdere, kunstnere/talenter, kunder og leverandører er undertiden udfordrende, men dette vil være dit ansvar, når du arbejder under administrerende direktør. Din viden om fortrolige oplysninger om The Wall Group og dens forretning på alle niveauer må aldrig deles eller diskuteres, medmindre den administrerende direktør instruerer det.
· Deltag i alle personalemøder og tag solide noter i den administrerende direktørs fravær, og download derefter administrerende direktør direkte og verbalt om mødernes diskussioner og produktivitetsniveau.
· Læs kunstnerkontrakter og diskuter punkter med administrerende direktør og juridisk rådgiver
· Forbindelse mellem finansfolk, ledere og ansatte i både New York og Los Angeles kontorer.
· Assistere ledere af TWG med menneskelige ressourcer og personalebehov og generel virksomhedsdrift og ledelse efter behov.
· Kortlæg den administrerende direktør efter alle møder og konferenceopkald. Download alle oplysninger, opret en liste over handlingspunkter, og send opfølgende e -mails på den administrerende direktørs vegne.
· Har en klar forståelse af, hvordan alle afdelinger i The Wall Group fungerer, og alle positioner og roller for hver medarbejder inden for hver afdeling.
· Grundlæggende viden om sociale medier og e-handel, og hvordan det gælder for The Wall Group og administrerende direktør.
· Administrere og føre tilsyn med den administrerende direktørs husholderske på daglig basis. Nogle personlige ærinder vil blive tildelt og krævet af dig.
FORSKNING
· Hold øje med branchens nyheder og begivenheder, mode, design og rejser: træk avis- og magasinartikler for at orientere administrerende direktør om aktuelle begivenheder og tendenser, der konstant overvåger mode-, skønheds- og popkulturmarkeder og vedligeholder op til minut viden om, hvad der foregår i vores industri.
· Undersøg passende gaveideer, nye blomsterhandlere, vinleverancer, chokoladetrends, bordplader (tilgængelighed, prispunkter, leverancer osv.)
· Undersøg aktuelle rejsetendenser og hvordan flyselskaber opererer med hensyn til punkter osv.
· Omfattende forskning på mange forskellige forretningsfronter, hvad enten det er produktforskning eller virksomhedsinformation, herunder identificering af beslutningstagere inden for forskellige virksomheder.
· Undersøg og vedligehold liste over de bedste nye restauranter, seje/hippe hoteller, branchearrangementer, galleriåbninger.
TEKNOLOGI
· Koordiner med IT -afdelingen for at sikre, at al administrerende direktørs teknologi, applikationer og håndholdte enheder er aktuelle, fungerer korrekt og opdateret til enhver tid.
· Gør IT opmærksom på alle / alle CEO'ernes internationale og indenlandske rejseplaner. Sørg for, at hendes teknologi fungerer og er opdateret, og at hun har korrekte adaptere og opladere, når du rejser.
· Overvåge telefonlog, flytte opkald, foretage opkald. Lær vores telefonsystem indefra og ud. Du bør også komme med anbefalinger om, hvordan du forbedrer visse WG -systemer, hvad enten det drejer sig om teknologi eller telefoner osv. Så hold altid et generelt øje med nye innovative produkter, software og ideer til, hvordan kommunikationssystemer kan forbedres.
· Administrer administrerende direktørs iTunes -konti: Musik, bøger og magasinoverførsler osv.
ORGANISATION
· Åbn administrationschefens kontor og dit hver morgen, og hold administrerende direktør og dine kontorer i perfekt, ren orden hele tiden.
· Prioriter indgående opkald, e-mails og huskelister, og hjælp den administrerende direktør med at fuldføre disse opgaver og oprette en ny opgaveliste hver dag for både dig selv og administrerende direktør. (dette skal udfyldes, før du forlader kontoret hver nat).
· Organiser og opdater adgangskoder til teknologi.
· Kontorfiler skal organiseres kronologisk, kontrolleres og slettes regelmæssigt månedligt.
· Hold adressebog / kontakter vedligeholdt og opdateret: tilføj administrerende direktørs nye kontakter til hendes Outlook -database på en dagligt og sikre, at alle nye medarbejdere og kunstnere indtastes umiddelbart efter leje eller underskrivelse med bureau.
PLANLÆGNING
· Sørg for, at administrerende direktør er til tiden og forberedt på alle aftaler, arrangementer og møder - minde en time før eventuelle aktiviteter.
· Vedligeholde og opdatere den administrerende direktørs kalender, begivenheder og forpligtelser.
REJSE ARRANGEMENTER
· Koordinere planlægning og rejser for personlige og forretningsmæssige forpligtelser (erkend, at når nogen rejser, er der potentiale for hikke og altid være parat til at være tre skridt foran).
· Bilservice og arrangementer med garage og chauffør, lufthavn, branchearrangementer, aftaler, møder uden for byen.
· Hold alle rejseoplysninger aktuelle og opdaterede, og følg belønningspunkter osv.
· Sørg for, at administrerende direktør er forberedt og klar til at forlade byen; rejseplan, boardingkort, bilservice, pas osv.
KVALITETER/FÆRDIGHEDER
· Selvhævdende/ kommanderende
· Organiseret
· Detalje orienteret
· Ressourcefuld
· Effektiv Communicator (Inter office, til medier og klienter)
· Opfølgning
· Vær tryg ved at tage initiativ
· Evne til at finesse svære personligheder og situationer
· Intuitivitet (altid at være opmærksom på et værelse og vide, hvornår man skal stille spørgsmål)
· Advarsel (konstant bevidsthed om, hvad der foregår for The Wall Group som helhed og vigtigst af alt administrerende direktør)
· Skal til enhver tid præsentere godt og professionelt
· Gate Keeper (vide, hvordan man holder personale, talent og klienter på afstand på en ikke-bekæmpende og venlig måde)
· Problemløser (der er kun løsninger, aldrig problemer, afstå fra at bringe spørgsmål til administrerende direktør, medmindre du først har udtømt alle mulige løsninger)
· Global tænker (indse, at vi arbejder med kunstnere og kunder over hele verden, og det vil vi gerne udvide)
AT ANSØGE: Send dit CV og følgebrev til Caitlin på [email protected].