Duftfonden er en brancheorganisation dedikeret til at betjene sine medlemsvirksomheder som en ressource for branchens ekspertise, innovation og uddannelse. Lidenskabeligt dedikeret til at øge bevidstheden og værdsættelsen af duft i alle dens former. Vi leder efter en koordinator til at slutte sig til vores sammensatte team.
Hovedansvar:
Kontor
- Besvar telefoner og rute opkald
- Vedligeholde beholdningen af kontorartikler ved at bestemme lagerniveauer; forudse nødvendige forsyninger; afgive ordrer på forsyninger og kontrollere modtagelse af forsyninger
- Sikre drift af kontorudstyr og fejlfinding funktionsfejl indkaldelse til reparation
- Hjælp med opdatering og vedligeholdelse af hjemmesider og sociale medier
- Håndter kundehenvendelser
- Forskning og faktatjekning for medlemskab og brancherelaterede nyheder
- Administrer præsidentens kalender ved at planlægge og planlægge møder, konferencer, konferenceopkald og rejser (efter behov)
- Hold styr på kvitteringer og administrer Foundation -udgifter med Bogholder
- Transskriber, formater, indtast, rediger, hent, kopier og overfør tekst, data og grafik
- Vedligehold arkiveringssystemer
Begivenheder
Eventplanlægning og produktion
- Aggressivt indsamle oplysninger om hvert projekt for at opnå kvalitetsbegivenhedsproduktioner
- Undersøg, foretag besøg på stedet og find ressourcer til at hjælpe personalet med at træffe beslutninger om eventmuligheder
- Hjælp med at styre produktion på stedet og rydde op til arrangementer efter behov
- Forbered navneskilte, materialer, notesbøger, pakker, gaveposer, registreringslister, siddekort osv.
- Luk alle arrangementer efter behov
Eventadministration:
- Hjælp med at udarbejde budgetter og lever periodiske statusrapporter til personaledirektører for hvert eventprojekt
- Hold styr på begivenhedens økonomi, herunder checkanmodninger, fakturering og rapportering
- Koordiner aftaler og besøg for at se vores plads og planlægning af begivenheder i kalenderen
- Forbered og rediger eventkontrakter efter anmodning
- Opret og administrer registreringsprocesser og kvitteringer
- Samarbejd med teammedlemmer om branding, logistik og andre detaljer
- Arranger listen over inviterede, og følg RSVP'er
- Check-in hilsen og dirigere gæster på stedet
Kvalifikationer:
- Fremragende kommunikationsevner, herunder skrivning, korrekturlæsning og tale
- Evne til at styre flere projekter og arbejdsopgaver fra forskellige medarbejdere
- Fremragende interpersonelle færdigheder både personligt og telefonisk, med høj professionalisme
- Evne til at gennemføre projekter med lidt tilsyn
- Fantastisk kundeservice etik og høje forventninger til kvalitet
- Bachelor foretrækkes; betydelig erhvervserfaring kan erstatte graden
- Mindst 1 års erfaring med kontoradministration
- Mindst 1 års erfaring med koordinering af særlige arrangementer
- Har erfaring med iMac, iPad og iPhone ved hjælp af de nyeste versioner af Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access og mailfusioner; e -mail og websøgninger
At ansøge: Send CV og følgebrev til [email protected]
Deadline: Fredag den 20. november 2015