Boutique ejendomsfirma Robin Zendell & Associates søger en talentfuld person til at slutte sig til deres team som en deltids kontoradministrator og assistent. Vi repræsenterer førende mærker på tværs af high fashion, skønhed, e-handel og detailhandel livsstil og luksusvarer og leverer tjenester, der er unikt tilpasset til at passe vores individuelle kunders behov - fra positionering af elite detailflagskibe, til strategisering og forhandling af udrulning af mursten og mørtel, til rapportering om marked og industri tendenser. Dette er en unik mulighed for at slutte sig til en virksomhed i vækst og få indsigt i detail- og ejendomsindustrien i et hurtigt og dynamisk miljø.
Oversigt:
Deltidskontoradministratoren og -assistenten yder support, administrativ og fast ejendom. Deltidskontoradministratoren og -assistenten er ansvarlig for kontorledelse, administrativ support og ejendomsadministrativ support.
Ansvar:
Kontorstyring
- Proaktivt sikre en gnidningsløs drift af kontoret, herunder indkøb af forsyninger og vedligeholdelse af udstyr og renlighed
- Giv daglig administrativ support: telefoner, mail, kalendere og møder, indtastning og arkivering
- Opretholde relationer til eksterne leverandører og administrere konti, betale fakturaer som anvist og administrere små penge
- Vedligehold og administrer alle digitale filer og papirkontorer og konti
- Håndter alle udgående/indgående post og pakker (USPS, FedEx, UPS, DHL, kurer)
- Løbe ærinder
- Teknisk support og fejlfinding efter behov
Executive Support
- Koordinere indenlandske og internationale rejser, herunder rejseplaner og visa
- Vedligehold kalendere og aftaler efter anmodning
- Udfør udvalgte personlige opgaver på vegne af grundlæggeren
Ejendom
- Direkte indgående henvendelser vedrørende fortegnelser over kommercielle ejendomme og vedligeholde kontaktlogfiler
- Opretholde ajourførte kommercielle ejendomsfortegnelser på tværs af alle nødvendige kanaler
- Af og til bistå med design, layout og kopi til præsentationsmateriale, kort og flyers, der skal bruges til ture og projekter til klientejendomme
- Opret og opdater marketingflyers, herunder administration af e-mail-lister
- Assistere med udarbejdelse af rapporter, præsentationer, kopi og andre dokumenter til møder og klienter efter behov
Kvalifikationer:
- Bachelorgrad et plus, relevant tidligere erhvervserfaring afgørende
- Skal være dygtig til Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) og Mac -platforme
- Demonstreret evne til effektivt at udføre flere opgaver ved hjælp af enestående dømmekraft i hurtige omgivelser, samtidig med at man bevarer en fleksibel og positiv holdning
- Stærke organisatoriske evner, detaljeorienteret og dygtig til problemløsning
- Dokumenteret erfaring med at bevare diskretion og fortrolighed
- Fremragende skriftlig og mundtlig kommunikation og interpersonelle færdigheder
- Kendskab til fast ejendom, mode og luksus foretrækkes
- Færdigheder i Adobe Photoshop, Illustrator og InDesign et aktiv
Den ideelle kandidat er en meget organiseret og proaktiv holdspiller. Robin Zendell & Associates er en arbejdsgiver med lige muligheder.
Ønsket startdato: Med det samme
For at ansøge Send følgende til [email protected]
- Et følgebrev med tilgængelighed på startdato
- Nuværende CV