Linder New York je luxusní pánská oděvní společnost se sídlem v Lower East Side a letos na podzim otevírá naše první kamenné sídlo v Soho. Hledáme správce kanceláře na částečný úvazek, který má rychlé/mnohostranné pracovní prostředí s předchozími odbornými zkušenostmi a zájmem pracovat pro nezávislou společnost.
Účel a rozsah: Pomoc s administrativními funkcemi.
KLÍČOVÉ POVINNOSTI:
• Spravujte příchozí telefonní hovory a zprávy, reagujte na základní žádosti o informace a aktualizujte kalendář na denní, týdenní a měsíční bázi; včetně všech schůzek, schůzek a konferenčních hovorů.
• Správa kalendáře včetně plánování schůzek/ schůzek (místní, mimo pracoviště, v zahraničí), potvrzení účastníci před schůzkami, přípravou dokumentů ze schůzky a rezervováním vhodného prostoru/ podpory nástroje.
• Vytvořte denní itinerář, který bude obsahovat čísla smluv, místa schůzek atd. Navštěvujte schůzky a dělejte si poznámky podle potřeby.
• Vytvářejte poznámky, programy schůzí a tabulky; udržovat aktualizovaný organizační plán.
• Zaznamenejte si na oddělení veškeré prázdniny, osobní a nemocenské časy a koordinujte všechna cestovní opatření.
• Vytvářejte výkazy výdajů pro manažery
• Odpovědný za obecnou správu faktur a kódování.
• Spravujte všechny příchozí a odchozí balíčky zpráv a kurýrů pro celé oddělení. Konsolidací dopravy snížíte náklady.
• Pomáhat se speciálními projekty, které jsou přiřazeny, jako jsou vazače ročních recenzí, manuály procesů a různé další analytické projekty.
• Obecné administrativní úkoly, jako je tisk, archivace, rozesílání, sledování využití kancelářských potřeb.
• Obecné úkoly správy kanceláře, jako jsou záznamy o návštěvnosti oddělení, pokrytí vrcholných prázdnin/ léto kalendář, správa zásad zaměstnanců a podpora zařízení (tj. problémy s počítačem/ systémem/ požadavky na technickou podporu a následovat.)
KVALIFIKACE:
• Preferován vysokoškolský titul.
• Minimálně 2 roky praxe v administrativní podpoře v kreativním/ dynamickém prostředí, nejlépe na výkonné úrovni.
• Znalost Word a Excel: iWork
• Silné písemné a verbální komunikační schopnosti; včetně schopnosti profesionálně komunikovat s ostatními.
• Schopný rychle se přizpůsobit měnícím se obchodním požadavkům.
• Stanovte si priority, dodržujte termíny a dodržujte je.
POUŽÍVAT: Odešlete svůj online profil prostřednictvím www. StyleCareers.com nebo e -mailem pokračovat na Dillon na [email protected].