NÁZEV POZICE: Před domem / asistent pro VIP vztahy
Oddělení: Vztahy s veřejností
Nevyňaté; Plný úvazek
Bollare Communications hledá vysoce organizovanou a řízenou osobu na plný úvazek v naší kanceláři v New Yorku. Tato role bude také zahrnovat asistenci VIP oddělení s různými administrativními povinnostmi. Bollare je hrdá na to, že pracuje s některými z nejvíce vzrušujících a inovativních módů v tomto odvětví, kosmetické a lifestylové značky a přistupujeme k reprezentaci našich kancelářských prostor na stejné úrovni způsob.
ZÁKLADNÍ FUNKCE
FOH
- Zkontrolujte všechny příchozí telefonní hovory, směrování/přijímání zpráv podle potřeby
- Slouží jako první kontaktní místo pro všechny hosty Bollare, vhodně pozdraví a navedou
- Spravujte všechny příchozí a odchozí balíčky
- Organizovat a udržovat všechny kancelářské konferenční místnosti a společné prostory, a to jak před schůzkami, tak po nich a událostech
- Koordinujte s řediteli východního pobřeží a týmem NYC kancelářské potřeby, včetně objednávek dodávek, požadavků na údržbu, rezervací akcí a rezervací konferenčních místností
- Pomáhejte ředitelům východního pobřeží s vedením účetnictví a každodenními úkoly
- Koordinace s týmem NYC, aby bylo zajištěno, že showroom je organizován a řádně propagován pro jednání
- Uspořádejte a udržujte všechny společné prostory kanceláře – zajistěte, aby byly všechny prostory uklizené, aby byly pošta/zásilky/balíčky doručeny jejich majiteli včas
VIP
- Vlastnictví a údržba inventáře vzorků pro klienty, zahrnuje dokumentaci přijatého, vydaného a vráceného produktu
- Pomozte s žádostmi o vzorky, stylisty a VIP mailery a identifikujte produkt, který by byl účinný. Sledujte historii, jak jsou položky odesílány/přijímány různým stylistům a celebritám, včetně včasného vrácení (pokud byly zapůjčeny)
- Pomozte udržovat přesný kalendář klíčových událostí v oboru pro VIP příležitosti a uvedení klientů na trh
- Udržujte a organizujte zboží na vhodných skladovacích místech, abyste zajistili vysoký standard integrity a prezentace produktu.
- Přispívejte k průběžnému vykazování klientů
Bollare oceňuje profesionalitu svých zaměstnanců. Následující atributy a chování jsou identifikovány jako příklady toho, co se od zaměstnance očekává:
- V písemné, verbální i neverbální komunikaci projevujte kladný respekt k ostatním
- Pracujte efektivně s kolegy tím, že budete praktikovat dochvilnost, společné řešení problémů a otevřenou a upřímnou komunikaci
- Jednejte bezúhonně, zdvořile a odpovědně i ve stresu nebo náročných podmínkách na pracovišti
- Udržujte si odbornost podle potřeby a schvalujte setkáním s ostatními v oblasti odpovědnosti, čtením materiálů souvisejících s prací a předem schváleným školením
- Oblékejte se vhodně na pracoviště s častou interakcí s klientem
- Dodržujte standardy důvěrnosti a bezpečnosti. Udržujte pracovní prostory v čistotě a pořádku
KVALIFIKACE
POVINNÉ: Středoškolský diplom a ekvivalent vyššího vzdělání nebo jeden či více let stáže v oblasti public relations zkušenosti, jejichž kombinace zkušeností a školení prokazuje znalosti ve specializovaných oblastech pro plnění povinností výše. Schopnost pracovat samostatně při dodržování termínů, prokázané organizační schopnosti se smyslem pro detail a precizní zpracování.
PREFEROVANÝ: Titul přidružený. Vícejazyčné schopnosti.
FYZICKÉ NÁROKY
Minimální fyzická námaha. Při plnění povinností na této pozici se od zaměstnance často vyžaduje, aby seděl, komunikoval a dosahoval předmětů a manipuloval s nimi. Pozice vyžaduje mobilitu. Povinnosti zahrnují pravidelné přesuny materiálů do 10 liber a příležitostně do 25 liber. Manuální zručnost a koordinace jsou vyžadovány více než 70 % pracovní doby při obsluze zařízení, jako je počítačová klávesnice, myš, kalkulačka a podobné stroje.
PRACOVNÍ PODMÍNKY
Běžné pracovní podmínky v kanceláři. Hladina hluku v pracovním prostředí je typická pro většinu kancelářských prostředí. Občasné brzké ranní a večerní hodiny jsou nezbytné pro zajištění účasti v prodloužených úředních hodinách nebo pro podporu externích akcí.
ODPOVĚDNOST DOHLEDU
Žádný
DOHLED PŘIJAT
Pracuje pod přímým dohledem ředitelů východního pobřeží.
Výše uvedený popis zahrnuje nejvýznamnější vykonávané úkoly, ale nezahrnuje další související příležitostné práce.
Přihlášky: Zašlete prosím svůj životopis na [email protected], předmět Asistent FOH / VIP Relations.