DMA United hledá výkonného asistenta na plný úvazek pro naši kancelář v TriBeCa/New York City. Výkonný asistent bude zodpovědný za všechny aspekty údržby kancelářského prostředí a udržování hladkého pracovního toku agentury. To zahrnuje: celkový obchodní provoz pro agenturu: udržování čistoty v prostorách, nákup zásoby, doprava: pošta, messenger, přes noc, speciální projekty: dárky pro klienty k svátku, kancelářská večeře / narozeniny zaměstnanců a události.
Ideálním kandidátem je vysoce inteligentní self-starter s přístupem „get it done“ a vášní pro výsledky. Skutečný profesionál s vybroušeným vzhledem, upřímnou láskou a zájmem o módu a zkušenostmi a chutí pracovat s kreativními lidmi. Pokud jste organizovaní a orientovaní na detaily, přihlaste se.
Odpovědnosti jsou v následujících kategoriích:
KANCELÁŘSKÉ PROSTŘEDÍ
- Otevřete kancelář denně a ujistěte se, že je vše připraveno na pracovní den.
- Udržujte zásobu kuchyně, konferenčních prostor, koupelen a všech zásob (výtvarné oddělení, kancelář, úklid, kuchyně).
- Připravte se na interní schůzky (nastavte projektor), ujistěte se, že konferenční stolky jsou čisté a dostupné k použití.
- Pozdravte všechny klienty/hosty a poskytněte příjemné zkušenosti ze spolupráce s agenturou.
- Správa všech kancelářských služeb a externích prodejců: květiny, instalatérství, malování, úklid lidí, oken atd.
PLÁN:
- Spravujte celkový rozvrh kanceláře, konkrétně pro generálního ředitele.
VEDENÍ ÚČETNICTVÍ
- Správa nákupních objednávek.
- Evidence všech právních a obchodních dokumentů – o každém pořiďte digitální záznam.
- Správa drobné hotovosti a bankovní operace.
- Správa messengerů, FedEx, třídění a distribuce příchozí pošty.
TO
- Seznamte se s pracovním postupem všech kancelářských technologií: přístup k internetu, telefon, Wi-Fi, databáze.
- Rozhraní s IT osobou s problémy, aktualizacemi atd.
- Spravujte obchodní mobilní účty pro starší partnery/zaměstnance
TELEFON
Primární odpovědnost za správu/vyřizování všech příchozích telefonních hovorů, přijímání zpráv, kontrolu hlasových zpráv a sledování podle potřeby.
• Pomoc s telefonickým kontaktem na žádost vrcholového vedení.
Zkušenosti a kvalifikace:
- Bakalářský titul
- Upřednostňujeme minimálně 1-2 roky související administrativní podpory/módní nebo marketingové zkušenosti
- Silné mezilidské a komunikační dovednosti ústní i písemné.
- Ideální kandidát by měl zkušenosti/rozumět: luxusní lifestylové značky.
- Je bystrý, inovativní a dobře se přizpůsobí dynamickému a rychlému prostředí.
- Dobrá znalost Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Mac OS, InDesign.
Proces aplikace:
Prosím e-mailem na následující adresu[email protected] s „Asistentem výkonného“ v předmětu.
- Životopis.
- Průvodní dopis obsahující vaše relevantní zkušenosti a požadavky na odměnu.