Titul: Kancelář a koordinátor lidí
Přehledy pozic Komu: President, Finance & HR Associate
Základní funkce: Asistovat prezidentovi a finančnímu & HR Associate při údržbě kanceláře
Základní povinnosti:
- Přijímat a řídit příchozí telefonní hovory
- Příprava a úklid pro všechny schůzky v konferenční místnosti/showroomu
- Aktualizace hlavního seznamu médií a obchodních kontaktů v databázi
- Aktualizujte balíček schopností čtvrtletně a seznam klientů podle potřeby
- Připravte dokumenty pro nový obchod, včetně balíčků schopností a obchodních návrhů
- Správa kancelářských operací (osobně i virtuálně), což zahrnuje, ale není omezeno na: organizování plánu úklidu, objednávání kancelářských potřeb, správa kancelářského vybavení (počítače, tiskárny, atd)
- Působit jako kontaktní místo pro kancelář se správou budov a plánováním prací v případě potřeby, jako jsou stěhováci, elektrikáři, zámečníci atd.
- Objednávejte dárky a květiny pro redaktory a klienty
- Přímé příchozí obchodní dotazy prostřednictvím obecné e-mailové adresy Krupp Group
- Přijímat kancelářskou poštu, podle toho třídit a rozdávat
- Koordinujte e-mail, telefon, kancelářský klíč a pracovní místo pro nové zaměstnance
- Přímé příchozí dotazy na zaměstnání a stáže
- Aktualizujte různé dokumenty skupiny Krupp a udržujte organizaci serveru
- Spolupracujte s týmem Krupp na udržování kalendáře událostí Krupp
- Připravte si iPady a/nebo firemní pakety na nové obchodní schůzky
- Asistujte prezidentovi s různými každodenními úkoly, včetně cestování, vykazování výdajů, rezervací a dalších různých osobních povinností
- Zpracovávat a plánovat schůzky pro prezidentův kalendář včetně konferenčních hovorů, schůzek, jídel a událostí s interními a externími týmy
- Pomozte prezidentovi a interním týmům pro týden módy, klientské akce, tiskové náhledy a další projekty
- Objednejte kávu a jídlo pro prezidenta podle potřeby
- Odesílejte každodenní e-maily s odkazy na novinky
- Sestavujte, vytvářejte a rozesílejte čtvrtletní firemní zpravodaje
- Spravujte a spravujte obsah pro sociální kanály KG
o Vytvářejte obsah a spravujte KG Instagram
o Přepracovat LinkedIn KG
- Dohlížet na program stáží
o Vyvinout a realizovat strategii a proces náboru stážistů od začátku do konce včetně vypracování popisů, vysílání, získávání uchazečů, plánování, pohovory, rozšíření nabídky a onboarding
o Řídit veškerou interní komunikaci a koordinovat příslušné třídy, akce/workshopy
o Slouží jako hlavní osoba pro stážisty pro obecné dotazy a také podle potřeby řiďte citlivé záležitosti včetně problémů s výkonem a stížností a podle potřeby eskalujte
- Spolupracujte s HR za účelem rozvoje a správy různých iniciativ v oblasti kultury a zapojení, které pomohou podpořit pozitivní a produktivní pracovní prostředí
- Koordinujte aktivity související s týmem, jako je budování týmu, týmové výlety, dobrovolnické iniciativy, narozeninové a sváteční večírky
Kvalifikace
· Upřímný zájem o módu a vztahy s veřejností
· Upřednostňujeme výjimečné komunikační a písemné dovednosti
· Dobře se orientujete v následujících softwarových aplikacích: Word, Excel, Powerpoint a Outlook
· Schopnost rychle se přizpůsobit, stanovit priority a pracovat na více projektech ve zkrácených časových rámcích
· Organizovaný a schopný pracovat s minimálním směrem a vysokou mírou diskrétnosti
· Upřednostňujeme zkušenosti se sociálními médii a Adobe Suite
Přihlášky: Zašlete svůj životopis e-mailem na adresu [email protected]