Foto: Sarah Flint
Sarah Flintová hledá nadšeného, vysoce organizovaného kandidáta do našeho rostoucího týmu jako výkonný asistent a vedoucí kanceláře. Tato pozice vyžaduje pečlivou pozornost věnovanou detailům, schopnostem řešit problémy a sebeřízení. Podpoříte generální ředitelku a budete zodpovědní za udržování jejího plánu, rezervace cest a každodenní administrativní úkoly. Budete také zodpovědní za každodenní provoz všech kancelářských služeb. Budete působit jako kontaktní místo pro zaměstnance Sarah Flint, první člen týmu, který pozdraví naše hosty, a styčný bod pro naše dodavatele kanceláří. Zajistíte, aby značka Sarah Flint byla dobře zastoupena ve všech vašich interakcích, interně i externě.
Odpovědnost:
- Spravujte kalendář a plán pro generálního ředitele
- Rezervace domácích a mezinárodních cest, vytváření itinerářů pro každou cestu a zajištění toho, aby byly příslušné strany informovány o plánu
- Zajistěte, aby měl generální ředitel zaškrtnuté všechny úkoly - od odpovídání na e -maily až po rezervaci Glamsquadů
- Různé administrativní a osobní úkoly pro generálního ředitele podle potřeby
- Úzce spolupracujte s vedoucím provozu, abyste zajistili bezproblémový chod kanceláře
- Udržujte estetiku a organizaci kanceláře, včetně údržby předváděcích místností, zasedacích místností, zásobovací skříně, spíže a recepce. Všechny místnosti by měly vyvolávat Oohs a Aahs při vstupu.
- Pomáhat s nástupem nových zaměstnanců (tj. Objednávat počítače, zřizovat různé účty, zřizovat nové stoly atd.)
- Udržujte vztahy s dodavateli u veškerého kancelářského vybavení a spotřebního materiálu a zajistěte veškeré zásoby jsou plně zásobeny (tj. tiskárna, telefonní služba, internetová služba, úklidová služba, kuchyňská komora, atd.)
Kvalifikace práce:
- Minimálně 2 roky EA nebo administrativní praxe
- Neuvěřitelná schopnost více úkolů a silné schopnosti řízení času
- Detail orientovaný na chybu - trojnásobek vše zkontroluje a nikdy nenechá otázku nezodpovězenou. Lidé mají vždy strach z vašeho seznamu úkolů!
- Schopnost předvídat potřeby generálního ředitele, takže jste vždy o dva kroky napřed
- Zdravý rozum a přístup, který zvládnete, žádný úkol není příliš malý
- Zvuk v MS Office, Google Suite a schopnost rychle se učit nové systémy
- Jste chameleon lidí, jste schopni se přizpůsobit jakékoli situaci, spojit se a jasně komunikovat se všemi od naší každodenní doručovatelky FedEx po výkonného generálního ředitele
- Musíte milovat čokoládové sušenky
E-mailem [email protected] s životopisem a motivačním dopisem