Линдер Ню Йорк е компания за луксозно мъжко облекло, разположена в долния източен край и отваряща първата ни тухлена и хоросанова локация в Сохо тази есен. Търсим офис администратор на непълно работно време, който се радва на бърза/многостранна работна среда с предишен професионален опит и интерес да работи в независима компания.
Цел и обхват: Подпомагане с административни функции.
ОСНОВНИ ЗАДЪЛЖЕНИЯ:
• Управление на входящи телефонни обаждания и съобщения, отговаряне на основни заявки за информация и актуализиране на календара на дневна, седмична и месечна база; включително всички срещи, срещи и конферентни разговори.
• Управление на календара, включително планиране на срещи/ срещи (на местно ниво, извън сайта, в чужбина), потвърждавайки посетители преди срещите, изготвяне на документи за срещи и резервиране на подходящо място/ поддръжка инструменти.
• Създайте ежедневен маршрут, който включва номера на договори, места за срещи и т.н. Посещавайте срещи и си водете бележки, ако е необходимо.
• Създаване на бележки, дневен ред на срещи и електронни таблици; поддържайте актуализирана организационна схема.
• Записвайте всички ваканционни, лични и болнични часове за отделението и координирайте всички пътувания.
• Създавайте отчети за разходите на мениджърите
• Отговаря за общото управление на фактури и кодирането.
• Управление на всички входящи и изходящи пакети за пратеници и куриери за целия отдел. Консолидирайте доставката, за да намалите разходите.
• Помагайте със специални проекти, които са възложени, като например годишни препратки за преглед, ръководства за процеси и различни други аналитични проекти.
• Общи административни задачи като отпечатване, подаване, изпращане по пощата, проследяване на използването на офис консумативи.
• Общи задачи за управление на офиса, като записи на посещаемостта на отделите, пиков период на ваканция/ лятно покритие календар, администриране на политиката на служителите и поддръжка на съоръжения (т.е. компютърни/ системни проблеми/ заявки за бюро за помощ и последвам.)
КВАЛИФИКАЦИИ:
• Предпочита се висше образование.
• Минимум 2 години опит в административната поддръжка в творческа/ динамична среда, за предпочитане на изпълнително ниво.
• Владеене на Word и Excel: iWork
• Силни писмени и устни комуникативни умения; включително, способността да се свързвате с другите по професионален начин.
• Може да се адаптира бързо към променящите се бизнес изисквания.
• Задайте приоритети, спазете крайните срокове и ги изпълнете.
ЗА КАНДИДАЦИЯ: Подайте своя онлайн профил чрез www. StyleCareers.com или изпратете автобиография по имейл на Дилън при [email protected].