Докладва на: Главен изпълнителен директор/президент
Класификация: Длъжност на заплата – Пълно работно време; Освободен
Резюме на работата: Позицията ще осигури подкрепа на главния изпълнителен директор на компанията чрез водене на ежедневни дейности, поддържане на календари и управление на специални проекти. Това е чудесна възможност за опитен изпълнителен асистент с отлична инициатива да бъде част от бърз екип. Ролята изисква безупречни комуникационни умения и способност за приоритизиране и изпълнение на множество задачи по умел и навременен начин.
Основни работни функции:
• Иницииране, организиране и прилагане на системи и процедури за ефективно управление на административните операции
• Координирайте дейности (срещи, презентации и т.н.) в множество екипи
• Управление на календар, бюджети, организиране на конферентни разговори и срещи, събиране и разпространение на информация до персонала на компанията и външни контакти
• Управлявайте аспекти на офиса и шоурума, включително (но не само) трафик на проби, срещи на пазара и случайно взаимодействие с доставчици
• Поддържане на външния вид на офиса и шоурума за всички срещи
• Поддържайте седмични отчети и бюджети според инструкциите на главния изпълнителен директор и ги разпространявайте до съответните членове на екипа
• Изпълнявайте общи административни задължения, включително разпространение на поща, архивиране, отговаряне на телефонни обаждания, актуализиране на вътрешни списъци с контакти и попълване на офис консумативи
• Събиране и интерпретиране на данни/информация от съответните отдели
• Отговаряйте на всички редакционни и стилистични искания от екипите за връзки с обществеността и продажбите
• Управлявайте инвентаризацията и архивите на пробите и щателно записвайте всички заеми
• Притежавайте маркетинговия календар и управлявайте навременното публикуване на социални публикации и бюлетини
• Подкрепете екипа в създаването на социално и рекламно съдържание и произвеждайте подходящи творчески изследвания и художествени оформления
• Ангажирайте се с екип за различни маркетингови активации, като събития и снимки на съдържание, и играйте организационна практическа роля в процесите преди и след продукцията
• Наблюдавайте онлайн магазина и управлявайте директна електронна търговия и запитвания за обслужване на клиенти
• Събиране и разпространение на активи за сезонни изображения и детайли на продукта до партньорите на едро
• Подгответе пазарни материали, включително таблици, еталони и онлайн портала за купувачи
• Подкрепете екипа по продажбите със седмични продажби и отчитане
• Поддържайте поверителността на всички корпоративни, правни, кадрови и финансови въпроси и боравете с поверителни материали за главния изпълнителен директор с най-голяма степен на внимание и дискретност
• Осигурете административна подкрепа за преките отчети и екипа на главния изпълнителен директор, ако е необходимо
• Участвайте в специални проекти, както е възложено
Умения и квалификации:
• Ориентиран към детайлите и силно организиран
• Силно чувство за неотложност; силни умения за приоритизиране и последващи действия
• Отлични умения за управление на времето
• Отлични устни и писмени комуникационни умения
• Трябва да притежава изключителни междуличностни умения
• Трябва да бъде проактивен и находчив с всички задачи
• Силно познаване на Excel, Word и PowerPoint е задължително
• Доброто познаване на Adobe Suite е задължително
• Опит като изпълнителен асистент и в дизайнерската модна индустрия е за предпочитане
За кандидатстване: Моля, изпратете автобиографията си на [email protected], тема Изпълнителен асистент, Координатор по продажби и маркетинг.
marinamoscone.com
@marinamoscone