Заглавие: Офис и координатор на хора
Доклади за позиция до: Президент, мениджър по финанси и операции
Основна функция: Да подпомага президента и мениджъра по финанси и операции при поддръжката на офиса
Основни задължения:
- Отговаряне и насочване на входящи телефонни обаждания
- Настройване и почистване за всички срещи в конферентна зала/шоурум
- Актуализирайте главния списък на медиите и бизнес контактите в базата данни
-Актуализиране на набора от възможности на тримесечие и списъка на клиентите, ако е необходимо
- Подгответе документи за нов бизнес, включително тестове за възможности и бизнес предложения
- Управление на офис операциите (както лично, така и виртуално), което включва, но не се ограничава до: организиране на графика на чистачките, поръчка на офис консумативи, управление на офис оборудване (компютри, принтери, и т.н.)
- Действайте като точка на контакт за офиса с управление на сградата и работа по планиране, когато е необходимо, като хамали, електротехници, ключари и т.н.
- Поръчайте подаръци и цветя за редактори и клиенти
- Директни входящи бизнес запитвания чрез общ имейл адрес на Krupp Group
- Получавайте служебна поща, сортирайте и предавайте съответно
- Координирайте имейл, телефон, ключ за офиса и пространство на бюрото, настроено за нови служители
- Директни входящи запитвания за работа и стаж
- Актуализирайте различни документи на Krupp Group и поддържайте организацията на сървъра
- Работете с екипа на Krupp за поддържане на календар на събитията на Krupp
- Подгответе iPad и/или фирмен пакет за нови бизнес срещи
- Помага на президента с различни ежедневни задачи, включително пътувания, отчитане на разходите, резервации и други различни лични задължения
- Обработвайте и насрочвайте срещи за календара на президента, включително конферентни разговори, срещи, хранения и събития с вътрешни и външни екипи
- Помогнете на президента и вътрешните екипи за седмицата на модата, събития за клиенти, визуализации на пресата и други проекти
- Поръчайте кафе и храна за президента според нуждите
- Изпращайте ежедневно имейл с връзки към новини
- Съставете, създавайте и изпращайте тримесечни фирмени бюлетини
- Управлявайте и подбирайте съдържание за социалните канали на KG
o Създавайте съдържание и управлявайте KG Instagram
o Обновите LinkedIn на KG
- Наблюдавайте стажантската програма
o Разработване и изпълнение на стратегия и процес за набиране на стажанти от началото до края, включително изготвяне на описания, публикуване, намиране на кандидати, планиране, интервюта, разширяване на офертата и въвеждане на борда
o Управлявайте цялата комуникация на стажантите и координирайте съответните класове, събития/работни срещи
o Служи като точково лице за стажанти за общи запитвания, както и да управлява чувствителни въпроси, включително проблеми с изпълнението и жалби, при необходимост и ескалирай според случая
- Партньорство с HR за разработване и управление на различни културни и ангажирани инициативи, за да помогнете за насърчаване на положителна и продуктивна работна среда
- Координирайте дейности, свързани с екипа, като тиймбилдинг, екипни излети, доброволчески инициативи, рождени дни и празнични партита
Квалификации
· Истински интерес към модата и връзките с обществеността
· Предпочитат се изключителни комуникативни и писмени умения
· Добре запознат със следните софтуерни приложения: Word, Excel, Powerpoint и Outlook
· Възможност за бързо адаптиране, приоритизиране и работа по множество проекти в съкратени времеви рамки
· Организиран и способен да работи с минимална посока и високо ниво на дискретност
· За предпочитане опит в социалните медии и пакета Adobe
За кандидатстване: Моля, изпратете вашата автобиография в PDF формат на [email protected], тема Офис и координатор на хора.
www.kruppgroup.com
@kruppgroup