Paul Wilmot Communications търси стажант на пълен работен ден, който да предоставя административна подкрепа на директорите на агенцията. Детайлно ориентираният, безупречно организиран кандидат в тази роля ще отговаря за поддържането на директора календари, насрочване на срещи и координиране на пътуванията, както и грижа за други административни нужди, които възникват ежедневно.
Отговорностите включват:
- Осигурете организиран ежедневен график и работен процес за изпълнителния екип.
- Управлявайте календарите на изпълнителния директор, като планирате всички срещи и лични ангажименти, както се изисква, и ги контролирате чрез завършване
- Подгответе материали за брифинг за всяка среща, включително завършване на необходимите изследвания, информация за компанията и биография на участниците в срещата
- Обработвайте всички туристически договорености
- Управление на разходите - подаване на отчети за разходи, проследяване на възстановяванията и т.н.
- Поздравете всички гости за срещи, съпроводете ги до подходящите зони за срещи и вземете палта, както и управлявайте настройките с напитки/храна преди
- Изпълнете всички допълнителни административни задачи, изисквани от ръководителите
- Бъдете в течение с събитията и приоритетите на компанията, като държите пръста си върху пулса на нуждите на организацията
- Покрийте телефони/пратеници/рецепция, когато Асистент офис мениджър е на обяд/използва тоалетната/изключена и Office Manager не е наличен
- Координирайте пресконференции за цялата агенция, работещи заедно с екипи за акаунти, за да осигурите успешна посещаемост и представяне на марката
Изисквания за работа:
- Невероятно ориентиран към детайлите и организиран
- Работи добре под налягане
- Проактивен. Проактивен. Проактивен.
- Захващач с манталитет без задачи е твърде голям или твърде малък
- Високо квалифициран комуникатор (по имейл, лично и т.
- Оптимистичен и високоенергиен
- Възможност за жонглиране с множество задачи едновременно и приоритизиране съответно
За да кандидатствате: Моля, изпратете автобиографията си на [email protected].