الصورة مجاملة من ظلال الرمادي
تدرجات الرماديتقوم شركة إنتاج صور وأحداث للأزياء بتعيين مساعد مكتب بدوام جزئي ليكون مقره خارج مكتبها في دومبو بروكلين ، نيويورك.
هذه وظيفة بدوام جزئي بمعدل 3 أيام في الأسبوع ، وتتضمن مسؤولية المساعدة في عمليات الوكالة المستمرة. سيتضمن الموقف العمل العملي مع صاحب الوكالة وتقديم التقارير إليه.
تشمل مسؤوليات الوظيفة الأساسية ما يلي:
- دعم عمليات الوكالة في الدور الإداري
- الإشراف على وصيانة أنظمة الملفات المكتبية ، المادية والرقمية على حد سواء ، مع ضمان التكافؤ المادي / الرقمي
- الإشراف على بريد المكتب - الوارد والصادر ، وطباعة الطوابع البريدية وعناصر FedEx حسب الحاجة
- أخذ زمام المبادرة في مشاريع الوكالة الداخلية: تحديث وصيانة الأرشيف الرقمي لمحتوى الوكالة ، وحسابات الوسائط الاجتماعية ، والنشرة الإخبارية ، والموقع الإلكتروني
- التفاعل بين صاحب الوكالة والاستشارات القانونية والمالية حسب الحاجة
- الإشراف على حسابات خدمة الشركة العادية ، بما في ذلك FedEx و messenger و phone و internet ، إلخ.
- الاحتفاظ بقائمة الإمدادات المكتبية وعدد المستلزمات المكتبية ، وإعادة الطلب حسب الحاجة
- المساعدة الإدارية الشخصية للمالك حسب الحاجة
المرشح المثالي لهذا المنصب سوف يمتلك:
- شغف حقيقي بالتنظيم والاتساق - التمتع بالتطوير والالتزام والتنفيذ والتحسين المستمر للعمليات المعايير (من بروتوكول تسمية الملفات والأرشفة ، إلى تطوير القوالب بأنظمة الخطوط المتسقة للتسميات الموجودة في المجلدات في خزانة)
- قدرات ممتازة في الاتصال التجاري الرسمي ، شفهيًا وكتابيًا
- الحكم المهني والأخلاقيات ، وكذلك الفطنة التجارية وحسن التقدير
- قدرات تحليلية قوية واهتمام شديد بالتفاصيل - القدرة على تحديد المعلومات الرئيسية والتناقضات والتحديثات والاختلافات بسرعة ضمن بيئة معلومات كبيرة الحجم
- الكفاءة القصوى في استخلاص المعلومات وتنظيمها وتقديمها بشكل فعال - بما في ذلك إنشاء العروض التقديمية وجداول الأعمال ، وجداول البيانات التي تكون فعالة في توصيل المعلومات الأساسية للعملاء والموردين والشركاء بقدر ما هي جميلة
- عين للوضوح والتصميم النظيف والبسيط - شخص يدرك تمامًا الشكل والمظهر عبر جميع قنوات الاتصال
- ميلاد رقمي حقيقي - اكتشف الفرق بين 100 ميجابايت و 6 ميجابايت PDF ، واعرف متى يكون كل منهما مناسبًا
- القدرة على تعدد المهام بشكل عقلاني - الحفاظ على العديد من المبادرات المستمرة بطريقة منظمة يمكن توصيلها بسرعة إلى الفريق
- القدرة على تحديد الأولويات والتفويض على أساس السرعة - تقييم عبء العمل الحالي ، وتحديد الأولويات على أساس بناءً على وعيك السياقي بالمواعيد النهائية للعميل والمواعيد النهائية للظروف والأولويات الداخلية
- القدرة على تحديث كل من مشرفك والتقارير المباشرة بشكل استباقي
- إتقان كامل لبرنامج Microsoft Word و Microsoft Excel و Apple Keynote ، بما في ذلك التنسيق والوظائف المتقدمة
- إتقان كامل لأنظمة Mac OS و iOS
- الكفاءة في Adobe Creative Suite
- درجة البكالوريوس مع خبرة العمل و / أو التدريب ذات الصلة
التعويض بما يتناسب مع الخبرة.
مطلوب ما لا يقل عن ثلاثة مراجع مهنية ، وسيتم الاتصال بهم.
يرجى تقديم سيرتك الذاتية بصيغة PDF مع وصف موجز لاهتمامك وخبرتك ذات الصلة [email protected]، سطر الموضوع "مساعد مكتب بدوام جزئي ".
لمزيد من المعلومات، يرجى زيارة الموقع www.shadesofgrey.co ومتابعة عمل الوكالة على Instagram على تضمين التغريدة.